Description de l'offre
Missions
- Aider à l’interprétation et au traitement des droits, à l’émission des contrats et à la maintenance des divers dossiers et dossiers du personnel.
- Assister aux réunions sur les questions administratives quotidiennes ; administrer le mouvement des membres du personnel du HCR et surveiller leurs registres de présence, leurs plans de congé, leurs heures supplémentaires et leurs exigences en matière de visa.
- Rechercher des fichiers et des dossiers de bureau relatifs à une variété de sujets à des fins d’information et de référence.
- Sélectionner les informations et les enregistrements dans un format spécifié ou sur la base d’instructions générales à utiliser par d’autres pour préparer des rapports, de la correspondance, des documents techniques, des plans de projet ou de programme et des documents de référence généraux.
- Aider à la réquisition des fournitures de bureau, du matériel et organiser la distribution avec les registres d’inventaire appropriés.
- Aider aux formalités administratives liées aux préparatifs de voyage et à la délivrance/renouvellement des visas, licences, préparatifs de voyage et autres documents similaires.
- Rédiger de la correspondance et des rapports, au besoin, sur des tâches administratives générales ou spécialisées qui peuvent être de nature confidentielle dans le domaine de responsabilité assigné ;
- Taper la correspondance, les documents et les rapports, dont certains peuvent être hautement confidentiels.
- Organiser les rendez-vous et maintenir le calendrier du superviseur, recevoir les visiteurs, passer et filtrer les appels téléphoniques et répondre aux questions avec discrétion ;
- Conservez des listes de noms, adresses et numéros de téléphone des ministres, des représentants du gouvernement et des membres du corps diplomatique.
- Aider la direction à organiser et à gérer les bureaux du HCR et les complexes résidentiels (le cas échéant).
- Faciliter diverses missions officielles du personnel du HCR et d’autres personnes relevant de la compétence du HCR.
- Préparer les attestations et certificats requis par les membres du personnel pour la signature de l’officier supérieur.
- Aider au traitement du MIP et de diverses autres demandes par le personnel du HCR et d’autres clients du HCR.
- Effectuer d’autres tâches connexes au besoin.
Profil recherché
- Éducation et Expérience de travail professionnelle
- Années d'expérience / Niveau de diplôme Pour G5 - 2 ans d'expérience pertinente avec diplôme d'études secondaires ;
- ou 1 an d'expérience de travail pertinente avec un baccalauréat ou un ou plusieurs domaines d'études équivalents ou supérieurs Sans objet.
- Certificats et/ou licences Administration des affaires, finances, gestion de bureau, ressources humaines ou autre domaine connexe. (Les certificats et licences marqués d'un astérisque * sont essentiels)
- Expérience professionnelle pertinente essentielle Non spécifié.
- Souhaitable
- Achèvement des programmes d'apprentissage du HCR ou d'une formation spécifique pertinente aux fonctions du poste.
- Compétences fonctionnelles *
- Connaissances en informatique informatique
- Règles, règlements et procédures administratifs UN-UN/UNHCR Applications IT-PeopleSoft (les compétences fonctionnelles marquées d'un astérisque * sont essentielles)
- Exigences linguistiques
- Pour les emplois professionnels internationaux et de service sur le terrain : Connaissance de l'anglais et de la langue de travail de l'ONU du lieu d'affectation si ce n'est pas l'anglais.
- Pour les emplois professionnels nationaux : connaissance de l'anglais et de la langue de travail de l'ONU du lieu d'affectation, sinon de l'anglais et de la langue locale.
- Pour les emplois des services généraux : connaissance de l'anglais et/ou de la langue de travail de l'ONU du lieu d'affectation si ce n'est pas l'anglais.
