Description de l'offre
Missions
- Aider à l’interprétation et au traitement des droits, à l’établissement de contrats et à la tenue de divers registres et dossiers du personnel.
- Participer à des réunions sur des questions administratives courantes ; gérer les déplacements des membres du personnel du HCR et contrôler leurs états de présence, leurs plans de congés, leurs heures supplémentaires et les exigences en matière de visa.
- Rechercher des informations et des références dans les dossiers et les registres du bureau concernant une variété de sujets. Sélectionner des informations et des dossiers dans un format spécifié ou sur la base d’instructions générales afin de les utiliser pour la préparation de rapports, de correspondance, de documents techniques, de plans de projets ou de programmes et de documents de référence généraux.
- Aider à la commande de fournitures de bureau et d’équipements et organiser leur distribution en tenant les registres d’inventaire appropriés.
- Aider dans les formalités administratives liées à l’organisation de voyages et à la délivrance/au renouvellement de visas, de licences, d’arrangements de voyage et d’autres documents similaires. – Rédiger la correspondance et les rapports, selon les besoins, sur des tâches administratives, générales ou spécialisées qui peuvent être de nature confidentielle dans le domaine de responsabilité assigné ; dactylographier la correspondance, les documents et les rapports, dont certains peuvent être hautement confidentiels.
- Organiser des rendez-vous et tenir à jour le calendrier du superviseur, recevoir des visiteurs, faire un appel téléphoniques et répondre à des questions avec discrétion ; tenir des listes de noms, d’adresses et de numéros de téléphone de ministres, de fonctionnaires et de membres du corps diplomatique.
- Aider la direction à organiser et à gérer le bureau du HCR et les complexes résidentiels (le cas échéant).
- Faciliter diverses missions officielles du personnel du HCR et d’autres personnes relevant de la compétence du HCR.
- Préparer les attestations et les certificats requis par les membres du personnel pour la signature de l’officier supérieur.
- Aider à traiter les demandes de remboursement de frais médicaux et diverses autres demandes du personnel du HCR et d’autres clients du HCR.
- Effectuer d’autres tâches connexes selon les besoins.
Profil recherché
- 2 ans d'expérience pertinente avec un diplôme d'études secondaires ;
- ou 1 an d'expérience professionnelle pertinente avec un baccalauréat ou l'équivalent ou plus Domaine(s) d'études Sans objet.
Certificats et/ou licences
- Administration des affaires, finances, gestion de bureau, ressources humaines ou autre domaine connexe. (Les certificats et licences marqués d'un astérisque* sont essentiels)
- Expérience professionnelle pertinente Essentielle Non spécifié. Souhaitable Avoir suivi les programmes d'apprentissage du HCR ou une formation spécifique en rapport avec les fonctions du poste.
Compétences fonctionnelles
- *IT-Compétence en informatique Règles, règlements et procédures administratives de l'ONU et du HCR Applications IT-PeopleSoft (les compétences fonctionnelles marquées d'un astérisque* sont essentielles)
- Exigences linguistiques Pour les postes de professionnels internationaux et d'agents de terrain : Connaissance de l'anglais et de la langue de travail de l'ONU du lieu d'affectation si ce n'est pas l'anglais.
- Pour les postes d'administrateurs nationaux : Connaissance de l'anglais et de la langue de travail de l'ONU du lieu d'affectation si ce n'est pas l'anglais et la langue locale.
