Description de l'offre

Sous la supervision directe du Représentant Résident Adjoint/Opérations (RRA/O), l’Assistante assure le fonctionnement efficace du Bureau, la pleine confidentialité des documents, le protocole, la gestion de l’information et le suivi des dossiers auprès des Conseillers au Programme et aux Opérations.

L’Assistante travaille en collaboration étroite avec le Programme, les équipes des Projets et des Opérations, les Agences du Système et les Autorités Nationales pour assurer la bonne marche du secrétariat du RRA/O

L’Assistante du RRA/O occupe une position charnière au sein du Bureau et constitue le premier point de contact/information/renseignement du RRA/O. La discrétion et la loyauté sont des qualités essentielles pour accomplir les tâches décrites ci-dessous.

Duties and Responsibilities

Résumé des fonctions clés:

Fonctionnement efficace et efficient du bureau du RRA/O

Support effectif à la communication et travail administratif du Bureau

Assurer la gestion de l’agenda du RRA/O

​Assure le fonctionnement efficace du secrétariat du RRA/O en se concentrant sur les résultats suivants :

Gestion du travail administratif : enregistrement du courrier arrivé, filtrage et gestion du courrier de routine, transmission au RRA/O du courrier en insistant sur les urgences, distribution à la sortie, rédaction des correspondances de routine, mémos, et envoi après signature et vérification des pièces à joindre si nécessaire.

Gestion efficace et discrète de l’organisation des réunions : avis de réunion, préparation de la salle, des documents si nécessaire et résumé des actions à prendre pour un suivi efficace; si nécessaire, rédaction des procès verbaux.

Filtrage des communications, vérification du contenu des parapheurs de correspondances à la signature (présentation du courrier selon les normes du PNUD, pièces jointes) et retour pour envoi aux autres membres de l’équipe.

Support efficace aux communications et assistance administrative par l’accomplissement des tâches suivantes :

Classement des dossiers en assurant la confidentialité des documents;

Coordination de la diffusion de l’information entre les membres de l’équipe du programme et des projets si nécessaire;

Assurer une communication continue entre le management et le staff. Partage de l’information avec les autres services du bureau si nécessaire;

Suivi des dossiers et rappel des engagements des Conseillers, des dates butoirs des actions et recommandations des réunions.

Assurer la gestion de l’agenda du RRA/O :

Gestion et organisation de l’agenda du RRA/O, tenant constamment à jour les engagements pris par le RRA/O sur l’agenda partagée dans Outlook. Rappel à temps et, si nécessaire, organisation du transport.

Assure la facilitation des connaissances pour le staff nouvellement recruté par l’organisation de formation dans les domaines suivants : présentation du courrier selon les normes du PNUD, protocole, maintien et savoir-faire et savoir-vivre.