Description de l'offre

Sous l’autorité générale du Représentant Résident Adjoint/Opérations et la supervision directe de l’Associé aux achats et à l’administration, l’Associé(e) à l’Administration s’assure de l’efficacité et de la transparence de l’utilisation des ressources administratives et logistiques et de l’intégrité des services administratifs et logistiques fournis par le bureau. Il/Elle favorise une approche de collaboration axée sur le client compatible avec les règles du PNUD.

Il/Elle travaille en étroite collaboration avec les équipes des Opérations, du Programme pays et des Projets au niveau pays et les agences des Nations Unies, en vue des échanges d’informations et assurer une prestation cohérente des services.

Duties and Responsibilities

L’ Associé(e) à l’Administration s’assure de l’efficacité et de la transparence de l’utilisation des ressources administratives et logistiques et de l’intégrité des services administratifs et logistiques fournis par le bureau. Il/Elle favorise une approche de collaboration axée sur le client compatible avec les règles du PNUD..

Résumé des Fonctions clés:

Mise en œuvre des stratégies opérationnelles;

Support administratif efficace;

Appui à l’approvisionnement et la gestion des actifs;

Gestion des processus d’achats des services et recrutement des Consultants (IC);

Appui au contrôle administratif et financier;

Appui à la gestion des services communs;

Appui au renforcement des capacités et au partage des connaissances.

Assurer la mise en œuvre des stratégies opérationnelles, avec pour objectif d’atteindre les résultats clés suivants:

Conformité des activités de l’administration avec les règles et règlements des Nations Unies et les politiques, procédures et stratégies du PNUD;

Contribution à l’établissement du processus de travail de l’administration du Bureau pays et élaboration des procédures standards de fonctionnement (SOPs) dans le cadre de la gestion de l’administration, en collaboration avec le superviseur direct;

Préparation du plan de travail axé sur les résultats.

​Assurer un soutien administratif efficace, avec pour objectif d’atteindre les résultats clés suivants:

Organisation et coordination des expéditions et dédouanements;

Organisation des opérations de transit;

Coordination des arrangements des voyages. L’Associé(e) à l’administration assume les fonctions d’Acheteur dans Atlas pour la préparation des bons de commande des voyages et autres frais administratifs;

Préparation des bons de commande sur base des réquisitions et autorisations nécessaires, en vue du retrait des billets au moment opportun;

S’assurer que les billets de voyage sont achetés conformément aux règles et procédures du PNUD ainsi que dans le respect des LTAs conclus avec les agences de voyages;

Organisation des procédures d’achat, comprenant la préparation des demandes de pro format (RFQs), d’appels d’offres (ITBs), les demandes des propositions (RFPs), la réception des offres, des soumissions ou des propositions et leur évaluation préliminaire. Préparation des bons de commande;

Organisation efficiente des retraites, conférences et ateliers/séminaires, nationaux, régionaux et internationaux (coordination administrative, logistique et financière);

Coordination des enquêtes sur les mises à jour des DSA, l’identification des agences de voyage et autres enquêtes administratives, ainsi que l’évaluation de l’organisation des services communs;

Publication mensuelle des DSA et taux de change tirés des sites appropriés du Siège et Intranet;

Coordination des questions de protocole, d’enregistrement du personnel, la coordination avec les autorités locales sur l’espace et les autres questions administratives;

Elaboration des notes verbales de demande de visa, d’exonération, d’immatriculation et en assurer le suivi auprès du Ministère concerné;

Supervision de l’accueil des visiteurs et voyageurs du Bureau et des agences et assurer les réservations d’hôtels ;

Sollicitation de l’émission et suivi du renouvellement des laissez-passer du personnel;

Supervision des services de nettoyage;

Coordination du service des transports, entretien régulier des véhicules et mise à jour des assurances ;

Vérification et certification du carnet de bord du véhicule et de la consommation quotidienne de carburant, mise à jour du rapport de maintenance du véhicule;

Signalement rapide et enquête sur les cas d’accidents des véhicules, détérioration, perte ou vol d’objets;

Recherche et récupération des données statistiques provenant de sources internes et externes, la préparation des tableaux statistiques, des tableaux et des rapports;

Partant des demandes d’immatriculation, assurer la mise à jour de la base des données logistiques sur les véhicules du PNUD et le recyclage des plaques;

Préparation des rapports sur les coûts des voyages du Bureau, à soumettre au Siège;

Suivi des différents paiements avec le service des Finances;

A travers l’OMT, contribuer à l’harmonisation des règles et procédures des agences UN (dans le domaine de R&R, utilisation des services des agences de voyage, etc.).

Fournir un support adéquat à l’approvisionnement et à la gestion des actifs, avec pour objectif d’atteindre les résultats clés suivants:

Coordination de la gestion des actifs au Bureau pays, préparation et présentation des rapports des inventaires, dans les délais requis;

Coordination de la mise à disposition des fournitures de bureau de qualité;

Mise en place de rosters de prestataires et d’une base de données active des fournisseurs agréés.

Gérer efficacement les processus d’achats des services et recrutement des Consultants (IC), avec pour objectif d’atteindre les résultats clés suivants:

Publication, sur le site, des annonces des postes (Individual Contract);

Organisation des processus de sélection, en conformité avec les règles et procédures y afférents;

Etablissement des contrats IC.

Fournir un support efficace au contrôle administratif et financier, avec pour objectif d’atteindre les résultats clés suivants:

Tenue des registres de contrôle administratif tels que les engagements et les dépenses;

Confirmation de la disponibilité des fonds avant la revue du superviseur; création des Vendor dans le système Atlas;

Maintien de l’exactitude des données dans la base des données, les programmes de contrôle ; l’analyse des résultats et l’initiation des actions correctives, si nécessaire;

Coordination des modalités de recouvrement des coûts des locaux/services communs

Préparation à temps, dans le système Atlas, des factures de recouvrement des coûts pour les services rendus par le PNUD à d’autres Agences et projets;

Contrôle approprié des documents de support des fonds et des activités;

Mise à disposition des informations en vue des audits.

Fournir des services communs adéquats, avec pour objectif d’atteindre les résultats clés suivants:

Maintenance des services communs/gestion de l’espace des bureaux, pour assurer les activités intégrées en matière de services et de mise en œuvre commune de la réforme des Nations Unies.

Veiller à l’acquisition et au partage des connaissances dans le Bureau Pays, avec pour objectif d’arriver aux résultats clés suivants :

Organisation des formations pour le personnel des Opérations et du Programme, sur les questions relatives aux procédures administratives;

Briefing/débriefing des membres du personnel sur les questions relatives au domaine de travail;

Synthèse des leçons apprises et des meilleures pratiques;

Contributions de qualité dans les réseaux de connaissance et les milieux spécialisés.

Impact des Résultats:

Les résultats clés ont un impact sur l’efficacité des Services Généraux, dans son ensemble. L’analyse précise et la présentation des informations, des recherches approfondies entièrement documentées sur le processus de travail renforcent la capacité du Bureau et facilite l’action ultérieure du superviseur. La capacité du titulaire du poste à prendre des initiatives se relève être décisive dans l’atteinte des résultats/objectifs attendus, dans les délais requis.