Description de l'offre

L’agent d’administration appuiera le Contrat de suivi, d’établissement de rapports et de renforcement des capacités pour le Sahel (MRCS). L’agent d’administration effectuera les paiements de salaires et d’impôts, soumettra des rapports financiers précis aux autorités locales et veillera à ce que tous les documents personnels et financiers soient en bon état. Et les systèmes opérationnels en temps opportun. L’employé est responsable du soutien de l’administration efficace des ressources humaines, de l’administration générale du bureau, des finances et de l’approvisionnement et appuiera la mise en œuvre et la gestion des contrôles internes pour faciliter des systèmes opérationnels précis et opportuns. Le titulaire relève du Responsable TPM et fait le point de vue avec le chef de projet principal.

Missions

• Responsabilités financières

  • Préparer les calculs de rémunération du personnel et les paiements d’impôt applicables.
  • Traitement des paiements aux employés et aux fournisseurs locaux.
  • Examiner et traiter les rapports de frais de voyage et la facturation des consultants.
  • Signer les chèques et les transactions financières au nom de MSI, si nécessaire.
  • Confirmez (par des appels téléphoniques de / vers la banque) tous les chèques au-dessus du seuil de petite caisse. Cela implique des demandes de virement électronique pour les salaires du personnel, les indemnités de départ, les paiements d’impôts et de sécurité sociale (INPS), les avances sur le terrain, entre autres paiements.
  • Entrez toutes les transactions financières dans QuickBooks.
  • Préparer des rapports mensuels de dépenses financières et des états de rapprochement de trésorerie et bancaires.
  • Servir de point focal pour les questions bancaires.
  • Numériser tous les documents financiers en temps opportun.
  • Maintenir les fichiers financiers, y compris la mise à jour des bases de données et des trackers.

• Responsabilités administratives

  • Gérer les contrats du personnel et des consultants, y compris l’exécution des contrats, des micro-bons de commande, autres.
  • Soutenir l’intégration des employés et des consultants en leur fournissant une orientation et des formations au cours de leur première semaine de bureau.
  • Appuyer les questions liées aux ressources humaines avec le personnel et les consultants.
  • Soutenir la gestion des congés des employés et des processus d’enregistrement du temps des employés.
  • Appuyer les activités administratives en organisant et en archivant l’information et en tenant à jour toute la documentation pertinente.
  • Soutenir les processus de recrutement, y compris la publication d’avis de vacance de poste en ligne conformément aux politiques et procédures du ministère du Travail, du MSI et aux règlements de l’USAID. Filtrer les
  • CV; organiser des entrevues avec des candidats potentiels; et rassembler les documents nécessaires pour obtenir l’approbation et mettre en place un accord d’entente (AOU).
  • Coordonner la soumission de tous les documents de licenciement requis au bureau du travail et aux autorités fiscales. Il s’agit de s’assurer que MSI se conforme aux règles locales relatives aux processus de fin de contrat et de cessation d’emploi du personnel.
  • Soutenir les efforts d’approvisionnement du projet, y compris la sélection et la négociation avec les fournisseurs.
  • Effectuer toute autre tâche déterminée par les besoins du projet.