Agent d’administration et d’exploitation

CDD

Description de l'offre

Missions
  • Accueillir les invités du bureau, gérer tous les appels entrants et superviser la gestion du bureau physique et des véhicules du projet.
  • Superviser le chauffeur du bureau et superviser la planification du véhicule de bureau.
  • Gérer la maintenance du matériel de bureau, assurer la liaison avec les prestataires, en relation avec le responsable des achats, gérer les contrats et les LPO
  • Superviser les gardiens et les femmes de ménage
  • Coordonner l’entretien des véhicules, assurer le suivi et le renouvellement des papiers administratifs
  • Mettre en œuvre et maintenir un système de classement physique et électronique des documents de projet
  • Gérer les fournitures de bureau, assurer le suivi et le renouvellement des stocks
  • Assurer la liaison avec le personnel du programme sur les besoins en matière de logistique et de fournitures, gérer les fournitures de bureau et suivre et renouveler l’inventaire.
  • Coordonner les arrangements de voyage du personnel et des consultants selon les besoins des activités du projet, y compris les réservations de vols, l’hébergement, les visas, le transport et autres logistiques.
  • Gérer la planification et l’organisation des réunions, des événements et des ateliers
  • Faire l’inventaire physique des actifs en collaboration avec le responsable des achats
  • Maintenir la petite caisse
  • Effectuer d’autres tâches administratives assignées.
  • Rapport aux Opérations DCOP.
Profil recherché
  • Baccalauréat en administration des affaires et 6 années d'expérience pertinente
  • Expérience préalable de travail sur des projets USAID axés sur la gouvernance au Sénégal
  • Capacité avérée à travailler sous pression, à respecter les délais et à établir des priorités
  • Haut niveau d’intégrité personnelle et professionnelle, motivation à donner le meilleur de soi-même
  • Maîtrise de l'utilisation des systèmes de gestion de données (Excel, etc.)
  • Excellentes compétences interpersonnelles, diplomatiques et de leadership, y compris la capacité de gérer des relations de haut niveau
  • Excellentes capacités d'analyse, compétences en communication écrite et orale
  • Capacité démontrée à promouvoir une équipe dynamique de professionnels dans une vaste zone géographique
  • Haut niveau de confidentialité, d'éthique et d'intégrité
  • La maîtrise du français, de l'anglais est souhaitée.
  • Maîtrise des technologies informatiques
  • Excellente communication interpersonnelle, esprit d'équipe, capacité à maintenir la confidentialité et la conformité
  • Solides compétences en leadership et en prise de décision
  • Solides compétences en matière de reporting et de rédaction
  • Maîtrise du français. Compétences en anglais souhaitées.

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