Description de l'offre

Missions

Dans le but d’assurer la planification, la gestion programmatique et opérationnelle et la supervision du projet afin d’en atteindre les buts et objectifs, une unité de gestion de projet (UGP) dédiée a été créée et sera dirigée par un Coordinateur de Projet international. Les Analystes Administratifs responsables des OSC (ONG, OBC) sont recrutés pour les volets SRs Institutionnels et SRs Société Civile.

L’Analyste Administratif (ve) exécutera les tâches suivantes :

• Appuyer la conformité des processus opérationels, des informations et rapports financiers et du suivi des audits avec les règles, règlements, politiques et stratégie du Fonds mondial et du PNUD
• Veiller au respect strict du système de contrôle interne selon les règles et procédures du PNUD ;
• Appuie la tenue d’un registre des équipements achetés dans le cadre du Fonds Mondial, pour les sous-récipiendaires sous sa responsabilité ;
• Veiller au respect des règles et procédures comptables et de passation des marchés ;
• Assurer le suivi des ressources de la subvention ;
• Fournir une analyse de qualité pour les sous-récipiendaires sous sa responsabilité ;
• Contribuer à la planification et au suivi des dépenses selon les règles, politiques et procédures du PNUD, sur la base des accords de subvention entre le PNUD et le Fonds Mondial, pour les sous-récipiendaires sous sa responsabilité ;
• Contribuer à mettre en œuvre un contrôle opérationnel robuste sur tous les processus internes pour les sous-récipiendaires sous sa responsabilité ;
• Appuyer la mise en œuvre de procédures telles que les revues, réconciliations, afin d’assurer une utilisation économique, efficace et efficiente des ressources de la subvention, de façon que les objectifs de cette dernière soient atteints, en s’assurant que les dépenses soient raisonnables et correspondent aux allocations budgétaires, de façon à éviter les dépenses non conformes ;
• Appuyer le rapportage interne et externe, en fonction des besoins du Fonds Mondial et des partenaires ;
• Ce système inclura les données des sous récipiendaires, des prestataires de service et d’assistance technique sous sa responsabilité ;
• Préparer les estimations budgétaires, en collaboration avec les autres collègues de l’unité de gestion, selon les besoins du programme, pour les sous-récipiendaires sous sa responsabilité ;
• Réaliser l’archivage de la subvention pour le PNUD, y compris les documents des sous-récipiendaires, fournisseurs, prestataires de service et d’assistance technique.
• Contribuer à la mise en œuvre des stratégies et procédures opérationnelles
• Contribuer à la clôture opportune de la subvention dans le respect des règles du PNUD et du Fonds Mondial, y compris le transfert des actifs ;
• Assurer un suivi pour assurer la transparence des processus financiers et de l’utilisation des fonds, en application des directives du PNUD et du Fonds Mondial pour les sous-récipiendaires sous sa responsabilité ;
• Préparer des projections de trésorerie mensuelles de la subvention, pour les sous-récipiendaires sous sa responsabilité ;
• Contribuer aux audits du Bureau d’Audit et d’Enquêtes du PNUD, aux audits des sous récipiendaires, et aux audits du Bureau de l’Inspecteur Général du Fonds Mondial, dans le cadre de l’accord entre le PNUD et le Fonds Mondial ;
• Assurer une mise en œuvre opportune des recommandations des audits quand elles se réfèrent, aux actifs de la subvention et la gestion des sous-récipiendaires ;
• Appuyer les demandes de paiements et avances trimestrielles et procéder à leur préparation ;
• Assurer la gestion et le suivi de la subvention
• Représenter le point focal des sous-récipiendaires dans le suivi et la facilitation du respect des exigences de gestion et d’administration du Fonds mondial suivant les règles du PNUD ;
• Soutient le Spécialiste Financier dans le suivi de la gestion budgétaire de la subvention ;
• Assurer à la conformité des opérations avec le mécanisme de contrôle interne, en s’assurant que les vouchers soient correctement traités, les transactions correctement enregistrées et publiées dans Quantum ;
• Signaler régulièrement les anomalies telles que les erreurs de budget check, les vouchers non approuvés, à son superviseur ;
• Préparer et assister aux réunions de revue trimestrielles avec les sous-récipiendaires en coordination avec les autres collègues de l’unité de gestion.
• Assurer le suivi rapproché de la gestion technique et administrative des sous récipiendaires et autres partenaires de mise en œuvre, et renforcer leurs capacités
• Effectuer quotidiennement le travail de conseil et de renforcement des capacités des sous-récipiendaires et autres partenaires de la subvention, sur les thèmes de gestion financière, gestion des actifs, contractualisation, problèmes bancaires, budgétisation, comptabilité et rapportage ;
• S’assurer que les avances aux sous-récipiendaires et les paiements directs effectués en leur nom sont correctement analysés, traités et payés dans les délais.
• S’assurer que les transactions sont correctement et ponctuellement enregistrées ;
• Appuyer le processus d’audit des sous récipiendaires, en particulier durant la phase de préparation et en s’assurant que les recommandations d’audit sont suivies conformément au rapport d’audit ;
• Appuyer de façon continue les unités finances des sous récipiendaires, en particulier pour la liquidation des avances.