Assistant administrateur
Description de l'offre
Agent administratif adjoint Cadre organisationnel et relations de travail L’agent administratif adjoint est chargé de soutenir le bureau dans la mise en œuvre de tâches administratives générales et de gestion des ressources.
- Le titulaire du poste assiste le superviseur dans toutes les questions administratives en s’occupant des tâches quotidiennes et en contribuant à la réalisation des activités administratives.
- Il/elle contribuera à établir et à maintenir des mécanismes de contrôle administratif efficaces afin de garantir le respect des règles et procédures des Nations unies en matière d’administration, de finances et de ressources humaines.
Missions
- Contrôler le personnel et les opérations administratives quotidiennes du bureau.
- Participer au recrutement et à la formation d’agents des services généraux pour des travaux spécialisés et non spécialisés et affecter des agents des services généraux pour répondre aux exigences du travail.
- Superviser les activités liées à l’entretien des bureaux et des terrains, à la sécurité, au transport et aux services similaires.
- Informer le personnel international sur les questions administratives générales, fournir des conseils et assurer le soutien administratif nécessaire.
- Contribuer à la préparation de présentations de procédures et de pratiques nouvelles ou révisées.
- Préparer la correspondance, les rapports spéciaux, les évaluations et les justifications nécessaires sur des questions administratives générales.
- Traiter toutes les questions de personnel liées aux registres de présence, aux congés, à la délivrance de visas, aux licences, etc.
- Coordonner les activités de formation et de renforcement des capacités du personnel dans les domaines liés à l’administration.
- Faciliter les voyages en mission du personnel, notamment en assurant le suivi des autorisations de voyage, des réservations et des billets.
- Effectuer d’autres tâches connexes selon les besoins.
Profil recherché
- 1 an d'expérience pertinente avec un diplôme de premier cycle ;
- Ou aucune expérience avec un diplôme d'études supérieures ;
- Ou aucune expérience avec un doctorat Domaine(s) d'études Administration publique ou commerciale ;
- Bonne connaissance des règles et procédures administratives du HCR. Avoir suivi les programmes d'apprentissage du HCR ou une formation spécifique en rapport avec les fonctions du poste.
- Responsabilité, Pensée analytique, Orientation vers le client et les résultats, Engagement envers l'apprentissage continu, Communication, Renforcement de l'autonomie et de la confiance, Jugement et prise de décision, Gestion de la performance, Gestion des ressources, Conscience organisationnelle, Planification et organisation, Gestion des parties prenantes, Travail d'équipe et collaboration.
Compétences fonctionnelles
- *IT-Compétence informatique UN- Règles, réglementations et procédures administratives du HCR/ONU CO-Communication stratégique CO-Rédaction et documentation SC- Règles et procédures d'achat du HCR/ONU BU-PeopleSoft EPM/Budget MG-Gestion des ressources (les compétences fonctionnelles marquées d'un astérisque* sont essentielles)
Exigences linguistiques
- Pour les postes de professionnels internationaux et d'agents de terrain : Connaissance de l'anglais et de la langue de travail de l'ONU du lieu d'affectation si elle n'est pas l'anglais.
- Pour les postes de professionnels nationaux : Connaissance de l'anglais et de la langue de travail de l'ONU du lieu d'affectation si ce n'est pas l'anglais et la langue locale.
- Pour les emplois de service général : Connaissance de l'anglais et/ou de la langue de travail des Nations Unies du lieu d'affectation si ce n'est pas l'anglais.
