Assistant Administratif

CDD

Description de l'offre

Vous serez responsable de réaliser les activités administratives liées à la portée du domaine des infrastructures, de superviser l’exécution des contrats et des activités de support, afin de répondre aux besoins des l’unité, assurer le respect des procédures et des politiques de l’entreprise, ainsi que se conformer aux normes réglementaires, en recherchant l’utilisation sûre et appropriée des ressources.

Missions
  • Superviser la gestion de la flotte et les services de location de véhicules, en surveillant, en collaboration avec l’agent de l’entrepreneur, le contrôle des véhicules loués, en assurant l’entretien, l’approvisionnement, l’horaire des chauffeurs et les frais de déplacement, en surveillant les horaires et en vérifiant les véhicules. Délivrer un certificat de contrôle pour les véhicules autorisés à circuler dans les zones industrielles, selon le contrôle effectué par la sécurité. Planifier le transport des employés devant travailler de façon extraordinaire, les arrêts et les déplacements programmés.
  • Superviser et valider l’exécution des petites réparations, la signalisation routière et l’entretien des panneaux de signalisation, afin d’assurer le parfait fonctionnement des équipements et des installations.
  • Superviser les services de restauration industrielle, en ce qui concerne la préparation des aliments, préparer les menus mensuels en collaboration avec l’entrepreneur et surveiller la commande et le nettoyage de la cuisine industrielle et de la cafétéria.
  • Superviser les services de nettoyage et de conservation des bâtiments, le jardinage, le désherbage mécanique, chimique et manuel, le suivi des activités dans les différents domaines de l’entreprise.
  • Superviser les services de transports publics des employés, ainsi que préparer les itinéraires nécessaires, entre autres, en assurant la sécurité et le confort des usagers.
  • Superviser les services de construction et de rénovation de clôtures, clôtures et coupe-feu, sur tout le périmètre de l’unité de l’entreprise.
  • Superviser les services de lutte antiparasitaire et de lutte antiparasitaire et vectorielle, les services de débouchage de fosses septiques.
  • Superviser l’exécution des services externes et internes concernant l’entretien, la récupération et la conservation du mobilier, des propriétés, des équipements et des rues et voies d’accès, sous la gestion du domaine des infrastructures.
  • Superviser l’exécution de petites réparations (entretien civil, hydraulique, électrique, etc. dans la zone du bâtiment administratif), ainsi que soutenir le superviseur dans la définition des aménagements garantissant les normes de l’entreprise, l’ergonomie et les recommandations de sécurité dans l’environnement de travail des zones administratives et de soutien opérationnelles. .
  • Surveiller les activités des dossiers inactifs, la reprographie, les mouvements de correspondance interne/externe, la reliure, le transport de petits volumes, la mise à jour de la liste des extensions, afin d’apporter un soutien administratif aux zones.
  • Respecter et contrôler le respect des normes de sécurité, de santé, de qualité et d’environnement concernant les contrats avec des tiers dans le domaine administratif
  • Effectuer de petits achats de matériels non enregistrés dans le système SAP, via une carte d’achat, ainsi que souscrire des services ponctuels, via SPS – Service Provision Request, tous deux dans la limite établie dans une procédure spécifique.
  • Préparer des mémoires descriptifs et procéder à l’inspection et au contrôle des différents contrats de la zone, en émettant et vérifiant les bulletins de mesures et en préparant les fiches d’enregistrement, afin de garantir le respect de l’exécution des prestations,
  • Vérifier la documentation des entreprises sous contrat, y compris les certificats, CTPS, ASO, etc., les listes de contrôle de demande et de contrôle, PGR, APR-HO, inspections, trackers, inventaires, etc.
  • Accompagner les superviseurs dans la réalisation d’une inspection à l’oeil ouvert et dans la réalisation d’un audit 5S de première partie
  • Soutenir le superviseur dans la préparation, la mise en œuvre et la supervision des procédures du système de gestion intégré, la résolution des écarts et surveiller/soutenir les audits, diagnostics et vérifications.
  • Vérifier et traiter les documents pour divers paiements, en saisissant les données dans le système informatisé.
  • Actions de contrôle impliquant les apprentis, dans le cadre de la gestion des infrastructures, vérification de l’approbation des vacances, de la limite d’âge, du contrôle et de l’ASO, des paiements et des activités connexes.
  • Préparer et vérifier les rapports et les indicateurs, afin de rendre les données disponibles pour l’analyse et le contrôle.
  • Émettre et tenir à jour les différents documents et formulaires prévus dans les procédures internes
  • Délivrer un permis de travail et une analyse des risques d’activité (ARA), pour effectuer des services liés au domaine des infrastructures.
  • Soutenir le supérieur immédiat dans la préparation du suivi du budget de la zone, en préparant les justifications des écarts constatés.
  • Soutenir le superviseur lors des arrêts de maintenance générale, notamment en ce qui concerne les aspects de soutien administratif (nourriture, transport, nettoyage, eau potable).
  • Respecter les directives stratégiques requises, en gérant les résultats comme moyen d’atteindre l’excellence en matière de sécurité, de santé, d’hygiène et d’environnement pour l’entreprise Mosaic, la rendant durable.
Profil recherché
  • Enseignement supérieur en Administration.
  • Bureau intermédiaire Pocote.
  • Expérience/connaissances en gestion et supervision de contrats.

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