Assistant (e) Archiviste – CDD – Bamako
Description de l'offre
Missions
Sous la supervision de l’Officer contrôle interne, l’assistant (e) archiviste apportera un soutien à l’équipe IRC travaillant sur les projets ECHO pour le bon fonctionnement du système d’archivage mis en œuvre sur les projets ECHO.
Pour atteindre ses objectifs l’archiviste a pour rôle de donner l’appui technique, dans le respect des règles et procédures financières de International Committee Rescue (IRC) et du bailleur ECHO. Il/Elle devra s’assurer que les archives du projet soient classées conformément au système d’archivage retenu par ces dits projets.
Il/Elle sera responsable de veiller à ce que toutes les opérations liées aux programmes (comptabilité, logistique, ressources humaines) soient correctement documentées en temps opportun conformément aux différentes checklists disponibles par département.
Principales Responsabilités
Classement :
- Classer sur Box les documents par nature et de manière chronologique selon le système de classement défini pour les projets ECHO ;
Contrôle
- S’assurer de l’exhaustivité des pièces justificatives conformément aux différentes checklists finance, logistique ;
- S’assurer de la cohérence et de la conformité des pièces justificatives vis-à-vis des procédures internes IRC, a la réglementation nationale et aux règles bailleurs ;
Audit
- Appuyer en cas d’audit pour la collecte et la transmission des documents.
Autres Tâches Assignées Par Le Superviseur
- Suivre les procédures et politiques issues par la Direction ;
- Communiquer régulièrement avec tout le staff terrain ;
- Toute autre tâche administrative ou financière assignée par le superviseur.
Devoirs Communs
- Assister et participer aux formations identifiées / organisées par votre superviseur ;
- Suivre les nouvelles procédures et lignes directrices désignées dans les circulaires de la direction ;
- Obligation de signaler toute violation de la procédure IRC ;
- S’acquitter d’autres tâches qui pourraient lui être confiées par votre superviseur.
Profil recherché
- Avoir au minimum bac + 2 en archivage, administration et gestion documentaire ou tout diplôme équivalent ;
- Expérience d’au moins une année d’experience dans une fonction similaire.
- Doit être en mesure de fonctionner confortablement dans un environnement de travail peu complexe, en travaillant et en priorisant les tâches multiples ;
- Capacité de communiquer efficacement (écrit et verbalement) en français avec le personnel du programme, la direction et les employés ;
- Bonne collaboration, gestion du temps et compétences interpersonnelles ;
- Excellent niveau de français écrit et oral, bonne connaissance de l’Anglais est un atout ;
- Excellente faculté d’organisation, de rigueur et de précision ;
- Très bonne capacité de gestion des relations interpersonnelles ;
- Maitrise complète de l’outil informatique ;
- Capable de travailler de manière autonome et de prendre des initiatives ;
- Travail en équipe et facilitation des solutions.