Description de l'offre

Missions

Achats

• En l’absence de l’Officier des Operations, procède aux achats dans le strict respect des politiques et procédures d’achat de Mercy Corps, le respect des exigences de l’Etat et des bailleurs de fonds en matière d’achat,
• Aide à établir la liste des fournisseurs et prestataires et s’assure du maintien à jour de la base de données des fournisseurs
• Assist l’Officier des Operations à établir et ou mettre à jour le catalogue des prix des items fréquemment achetés
• Il/elle aide avec les achats directs, micro et petits achats
• Assiste l’Officier des Operations à préparer le rapport mensuel des achats (PRTS)
• Conduit les enquêtes des prix de marchés au besoin
• Appui certains staff dans l’initiation des demandes d’achats (PR) de façon claire, compréhensive, avec les spécifications et toute autre documentation liée aux achats.
• Reçoit et vérifie la livraison des biens et services conformément aux commandes et contrats et établit les bordereaux de réception/livraison
• Assist l’Officier des Operations dans la gestion des archives d’achat

Gestion des Assets

• Il/elle met à jour la base de données des assets de manière systématique
• Il/elle s’assure que tous les documents et outils de gestion des assets sont mis en place et suivis.
• Il/elle s’assure que tous les assets soient tagués selon le mode d’étiquetage des assets de Mercy Corps.
• Il/elle assure l’archivage de tous les documents d’achat, de mouvement et de disposition des assets dans la base de données des assets
• Il/elle participe aux inventaires physiques périodiques des assets y compris les inventaires de fin année fiscale et pendant la clôture d’un projet
• Il/elle génère de la base des données le rapport mensuel des assets et le soumet pour revue.
• Elle/Il veille à ce que toute la documentation requise pour la perte et endommagement des assets soit préparée et documentée dans la BD des assets

Gestion d’entrepôt

• Il/elle gère le stock de fonctionnement du bureau (fournitures et consommables du bureau et produits de pause-café et d’hygiène) dans le respect de la politique de gestion des stocks de Mercy Corps
• Elle/Il procède à l’inventaire physique de tous les bien non-assets (attractifs) de Mercy Corps Sénégal (y compris les biens qui sont dans les domiciles du personnel international et dans les bureaux terrain) et s’assure que la base de données est systématiquement mise à jour après un achat, mouvement perte ou disposition d’un bien
• Elle/Il prépare un rapport mensuel sur tous les biens non-assets de la mission
• Il/elle assure l’archivage de tous les documents de gestion des entrepôts

Gestion de la flotte

• Il/Elle gère la flotte conformément aux procédures et politiques globales et locales de gestion de transport de Mercy Corps.
• Il/elle planifie les mouvements des véhicules. Il//elle met en place un très bon mécanisme de suivi maintenance et réparation du parc automobile selon les directives de Mercy Corps
• Il/elle suit l’achat et consommation du carburant et la bonne utilisation des Log Sheets
• Il prépare sur base mensuelle le rapport de consommation du carburant et sur les dépenses effectuées dans le cadre de la maintenance et réparation des véhicules, motos et générateurs
• Il/elle veille à ce que les documents requis pour la gestion des véhicules et les motos de Mercy Corps soient réunis et archivés selon les politiques de Mercy Corps.

Appui à la gestion des domiciles du personnel International et du bureau

• Elle/Il effectue les inventaires physiques réguliers de tous les biens de MC (assets et non assets) se trouvant dans les domiciles des expatriés et met à jour les bases de données.
• Si cela est applicable, il/elle s’assure que les maisons des expatriés et bureau de Dakar sont dotés à temps en carburant pour les générateurs et que les stocks de contingences / réserve sont disponibles.
• Aide à approvisionner les maisons des expats et la Guest House en gaz
• Travaille en collaboration avec les gardiens (vigiles) pour gérer les problèmes d’Electricité dans les domiciles des expats et la Guest House (changement d’ampoules et petites pannes électriques etc.)
• S’occupe de recrutement des journaliers et autres prestataires lorsque les collaborateurs vont en congé et demande payement des journaliers selon les prescrits légaux en la matière.
• Il/elle effectue des tours réguliers (de préférable chaque semaine ou chaque deux semaines) dans chaque maison des expats et bureau pour faire l’état de lieux des problèmes de maintenance et de réparation.
• Fais le suivi des travaux de maintenance et de réparation des maisons des expatriés et du bureau de Dakar et facilite le paiement des factures des prestataires
• S’assure que les vigiles renseignent correctement les Log Sheets des générateurs et que le service de maintenance des générateurs soit bien suivi et fait dans les délais.
• Anticipe les problèmes en prenant des mesures proactives
• Agir comme point focal pour tous les travaux de maintenance et de réparation des domiciles du personnel international et bureau
• Vérifiez régulièrement les stocks de fournitures dans tous les locaux et s’assurer que les équipements de sécurité (générateurs, Electric, les ampoules, les
• extincteurs, les détecteurs de fumées…), des trousses de premiers soins, des lampes de poche, de l’eau, etc. sont disponibles.

Archivage des dossiers

• Il/elle veillera à ce que tous les documents de travail tels que rapports, documents de livraison, d’expédition, documents d’achat et de payement soient archivés selon la politique d’archivage de Mercy Corps.
• Il/elle archive systématiquement et de façon ordonnée tous les dossiers et documents de travail dans le Shared Drive de MC Sénégal
• Il/elle s’assure du bon classement des manuels, des politiques et memos, et d’autres informations critiques telles que les mots de passe ou programmation doivent être bien classés et facilement accessibles.
• Se comporte de manière professionnelle et personnelle de manière à faire honneur à Mercy Corps et à ne pas compromettre sa mission humanitaire.

Responsabilité envers les bénéficiaires

• Les membres de l’équipe du Mercy Corps sont censés soutenir tous les efforts de responsabilisation, en particulier à nos participantes et aux normes internationales guidant le travail international de secours et de développement, tout en engageant activement les communautés bénéficiaires en tant que partenaires égaux dans la conception, le suivi et l’évaluation de nos projets sur le terrain.
• Les membres de l’équipe doivent se comporter de manière professionnelle et respecter les lois, les coutumes et les politiques, les procédures et les valeurs de MC à tout moment et dans tous les lieux du pays.