Description de l'offre

Fournir un soutien à la gestion des projets en cours  Appui aux services administratifs et logistiques  Appui à la maintenance du projet et à la gestion des actifs  Appui au développement et au partage des connaissances  Toute autre tâche assignée par le superviseur

Missions

• Veiller à fournir un soutien à la gestion des activités du projet en cours en mettant l’accent sur l’atteinte des résultats suivants :
• Contribuer à l’élaboration du plan de travail ;
• Aider à l’organisation de la logistique, à la préparation du programme et à la coordination avec les parties prenantes pour l’organisation d’ateliers en fonction des besoins ;
• Aider dans les procès-verbaux pour les réunions de programme / projet et dans la rédaction des rapports de recherche au besoin ;
• Aider à la coordination des événements prévus du projet ;
• Aider à rédiger des contributions pour les rapports du projet.
• Veiller à assurer des services administratifs et logistiques efficaces en mettant l’accent sur l’atteinte des résultats suivants :
• Contacts avec les visiteurs et le personnel du projet, organisation des rendez-vous et des réunions en tant qu’interprète si nécessaire et / ou en prenant des notes ;
• Compilation et préparation des documents d’information et de présentation, des discours, des informations générales et de la documentation pour les réunions et les missions ;
• Maintenance des enregistrements / documents/ fichiers relatifs au projet d’une manière efficace ;
• Se charger de la correspondance assignée et d’autres tâches administratives, compris la création de demandes électroniques ;
• Organisation des réservations de voyage et d’hôtel, préparation des autorisations de voyage, traitement des demandes de visas, cartes d’identités et autres documents ;
• Soutien administratif aux conférences, ateliers, retraites ;
• Soutien pour assurer le respect des procédures d’habilitation des participants conformément aux exigences des donateurs ;
• Arrangement du transport, maintenance des véhicules et assurance ;
• Aide au bon contrôle des pièces justificatives pour les paiements et les rapports financiers ;
• Vérification des formulaires connexes fournis par les partenaires avant de les soumettre à l’assistant financier pour vérification ;
• Réception correcte des biens et services ;
• Préparation de la correspondance de routine, des fax, des mémorandums et des rapports aux partenaires ;
• Extraction, entrée, copie et classement des données provenant des diverses sources demandées ;
• Maintenance d’un système de classement approprié pour les dossiers financiers qui garantissent la sécurisation des documents confidentiels ;
• Aide à l’organisation, l’exécution et la coordination des besoins logistiques en établissant un calendrier des événements, un calendrier du programme et une checklist des événements tenus avec succès ;
• Surveillance et gestion des fournitures de bureau, y compris l’entretien du stock de papeterie comme requis par le personnel et la tenue d’un journal pour le matériel distribué ;
• Extraction de données provenant de différentes sources ;
• Suivi des délais, des engagements, des actions menées et de la coordination de la collecte et de la soumission des rapports au chef d’unité ;
• Assistance à la préparation du budget, fourniture d’informations pour l’audit.
• Fournir un soutien à la maintenance du bureau et la gestion des actifs en mettant l’accent sur l’atteinte des résultats suivants :
• Servir de point focal dans le suivi des dossiers sur la gestion des actifs ;
• Gestion des fichiers et dossiers relatifs à la maintenance du bureau ;
• Appui à la maintenance des locaux et services communs.
• Soutenir le renforcement et le partage des connaissances au sein du projet en mettant l’accent sur l’atteinte des résultats suivants :
• Participation à la formation pour les opérations et le personnel du programme ;
• Contributions solides aux réseaux de connaissances et aux pratiques de communautés ;