Description de l'offre

Objectif du poste

Raison d’être :

L’Assistant(e) bilingue joue un rôle charnière au sein de notre structure en prenant en charge la gestion administrative. Il/elle participe à la fois au bon fonctionnement quotidien de l’entreprise, mais également au bon entretien de la relation clientèle.

Responsabilités :

Réception et traitement du courrier « arrivée » et départ
Initiation de projet de lettre à la demande du Directeur : rédaction de lettres commerciales, note de service et ordre de mission
Gestion du courriel
Traitement des chèques et des virements nationaux et internationaux
Réception et traitements des factures fournisseurs, transit et transport
Réception des factures dans
S’assurer du suivi de la conformité des factures
Traitement et transmission à la comptabilité
Gestion de la petite caisse
Accueil, réception et assistance des visiteurs
Gestion des voyages internes et internationaux
Réservation d’hôtels et hébergements
Établissement des ordres de missions
S’assurer que les JMP sont établis
Assurer les remboursements des frais de mission
Demande de billets
Challenger le plan de vol pour avoir le meilleur coût
Procédure pour l’obtention de visa auprès des ambassades
Programmer les rencontres sur Outlook
Préparation de la salle de réunion
S’assurer que la logistique est en place
Prise des RDV pour le Comité de direction
Gestion de l’agenda des Directeurs
Apporte un Support pour l’organisation des évènements de la société
Assurer une bonne organisation du secrétariat des réunions et des conférences internes et externes initiées ou accueillies par la société organisatrice
Donner du support dans toutes organisations
Classement et Archivage des documents.

Requirements

De formation assistanat commercial ou assistanat de gestion, vous avez une expérience professionnelle de 2 ans minimum dans un poste similaire.
Bonne expression orale et écrite
Anglais courant
Maîtrise du pack office
Connaissance de JDE et SAP S4/HANA idéalement
Discrète et courtoise
Sens de l’organisation et esprit d’initiative
Adaptabilité
Apte à travailler sous pression
Ponctualité
Suivi des procédures, bonne organisation
Sens des responsabilités
Disponibilité