Description de l'offre

Missions

• Volet administratif

  • Assurer les tâches administratives courantes (traitement d’e-mails et courriers, gestion d’agenda, préparation de documents pour les réunions, comptes rendu de réunions, mise en forme des documents, etc.) ;
  • Pré remplir les contrats d’expertise et les contrats de prestation de services ;
  • Assister l’assistance technique dans le suivi des missions des experts (gestion des agendas, feuilles de temps, justificatifs de missions, etc.) ;
  • Gestion de l’archivage numérique et papier des documents techniques et financiers de l’assistance technique en lien avec le siège d’Expertise France ;

• Volet financier

  • Mettre en paiement les prestations et dépenses de l’assistance technique ;
  • Tenir le suivi financier de l’assistance technique (suivi/enregistrement des dépenses, suivi et solde des avances, etc.) en lien avec le siège d’Expertise France ;
  • Vérifier la conformité des factures et des pièces justificatives des dépenses ;
  • Appui à la préparation des rapports financiers de l’assistance technique ;
  • Appui la préparation et la conduite des audits de l’assistance technique, en lien avec la chargée de projet siège et le coordonnateur d’assistance technique ;

• Volet logistique

  • Gérer un portefeuille de prestataires : pré-identification, négociation des devis, contractualisation, suivi des prestations, traitement de la facturation;
  • Assurer/appuyer l’organisation logistique d’événements tels que les comités de pilotages, les séminaires, les voyages d’étude, les ateliers et évènements du projet, les missions des experts et du siège d’Expertise
  • France (billets d’avion, visas, per diem, fiches de sécurité, ordres de mission, location de véhicule etc.).