Assistante de voyage

26/12/2023
CDD

Description de l'offre

Missions

Administration des voyages

  • Examiner et approuver toutes les autorisations de voyage non commerciaux de la mission, soutenir les transactions de voyage officielles soumises par le personnel de la mission et les expéditions officielles d’effets personnels conformément aux règles et politiques applicables,
  • Examiner les notes de frais acheminées dans UMOJA vers l’Unité des voyages pour établir les montants remboursables pour les indemnités officielles conformément aux règles de l’ONU avant de les acheminer vers le processeur des demandes de remboursement (TCP) d’Umoja.
  • Coordonner avec les partenaires commerciaux concernés ou d’autres parties concernant le remboursement des voyages qui ont eu lieu après la fin de la période financière. Prépare les modifications aux demandes de voyage existantes selon les besoins.
  • Examinez les problèmes problématiques d’Umoja Travel à la demande de la TSA, du TCP ou de tout utilisateur ou approbateur du module de voyage ESS et assurez-vous qu’aucune réclamation n’est dupliquée.
  • Aider les membres du personnel sur Umoja ESS, résoudre les problèmes du système, identifier les défis rencontrés par le personnel de l’UNOWAS dans le traitement des demandes et des transactions liées aux voyages.
  • Surveiller le traitement des demandes soumises au bureau de voyages du RSCE, auditer les billets fournis aux membres du personnel de l’UNOWAS et s’assurer que le service fourni est conforme au SLA.
  • Faciliter la mise en œuvre des privilèges et immunités de la Mission et de son personnel dans la mesure où ils ne dérogent pas aux lois locales, dans la poursuite de la protection et des intérêts des Nations Unies.
  • Initier les candidatures et suivre l’état des demandes de divers types de documents auprès des autorités sénégalaises compétentes au nom de l’Organisation et de ses membres du personnel.
  • Agir en tant que point focal des voyages de l’UNOWAS et agent de service avec un suivi continu avec le bureau des voyages du RSCE, en gardant une trace des demandes en attente ou mal traitées, rester vigilant pour agir rapidement en cas de cas exceptionnels tels que des annulations, des modifications de l’itinéraire d’origine ou une demande d’avis de tir. pendant et en dehors des heures de travail.

Services clients

  • Fournir un soutien continu aux clients et les aider sur les questions liées à leurs voyages officiels et à la soumission ou à l’approbation de leurs demandes de voyage ou de leurs notes de frais par le RSCE.
  • Fournir une formation aux membres du personnel sur la solution de voyage Umoja, selon les besoins.
  • Fournir des informations aux membres du personnel sur les droits de voyage, les politiques et les procédures concernant les voyages officiels, le retrait des effets personnels, les arrangements et les exigences en matière de passeport et de visa, conformément aux règles et réglementations en vigueur.

Services de protocole

  • Aider à l’organisation des voyages externes du RSSG et du DSRSG en ce qui concerne l’aménagement du salon VIP à l’aéroport, les formalités d’immigration et les visas, fournir une assistance protocolaire et logistique aux points d’entrée, sécuriser l’accès au salon VIP de l’aéroport pour le personnel éligible de l’ONU. en visite au Sénégal.
  • Faciliter et coordonner avec le bureau de coordination du gouvernement hôte et les missions permanentes concernant toutes les questions administratives et financières de la mission relatives aux obligations du pays hôte en vertu de l’accord avec les Nations Unies.
  • Aider les non-personnels (le personnel militaire, UNPOL, le programme VNU et les entrepreneurs internationaux de la mission) à assurer l’entrée et la prolongation des visas.
  • Assumer la responsabilité de coordination avec les autorités locales, en cas d’urgence médicale (MEDEVAC), selon les besoins.

Compétences

  • Professionnalisme : Connaissance des politiques, procédures et pratiques de traitement liées aux voyages et aux protocoles et capacité à les appliquer dans un cadre organisationnel. Capacité Fait preuve d’initiative, établit des liens appropriés avec les exigences du travail et anticipe les prochaines étapes. Connaissance des procédures de réservation des compagnies aériennes et des structures tarifaires liées au système. Capacité à utiliser des systèmes de réservation électroniques.
  • Connaissance des services liés au protocole, y compris les compétences en négociation. Bonne connaissance et expérience dans l’application du Statut et Règlement du personnel des Nations Unies. Se montre fier de son travail et de ses réalisations ; fait preuve de compétence professionnelle et de maîtrise du sujet ; est consciencieux et efficace dans le respect des engagements, le respect des délais et l’obtention des résultats ; est motivé par des préoccupations professionnelles plutôt que personnelles ; fait preuve de persévérance face à des problèmes ou des défis difficiles ; reste calme dans les situations stressantes. Assumer la responsabilité d’intégrer les perspectives de genre et d’assurer la participation égale des femmes et des hommes dans tous les domaines de travail.
  • Planification et organisation : développe des objectifs clairs et cohérents avec les stratégies convenues ; identifie les activités et les missions prioritaires ; ajuste les priorités au besoin ; alloue le temps et les ressources appropriés pour terminer le travail ; prévoit les risques et tient compte des imprévus lors de la planification ; surveille et ajuste les plans et les actions si nécessaire ; utilise son temps de manière efficace.
  • Orientation client : considère tous ceux à qui les services sont fournis comme des « clients » et cherche à voir les choses du point de vue des clients ; établit et entretient des partenariats productifs avec les clients en gagnant leur confiance et leur respect ; identifie les besoins des clients et les associe aux solutions appropriées ; surveille les développements en cours à l’intérieur et à l’extérieur de l’environnement des clients pour se tenir informé et anticiper les problèmes ; tient les clients informés des progrès ou des revers des projets ; respecte les délais de livraison des produits ou des services au client.
Profil recherché
  • Un diplôme d'études secondaires ou un diplôme d'études secondaires est requis.
  • Un diplôme technique ou professionnel en gestion des voyages, en logistique ou dans des domaines connexes est souhaitable.
  • Une formation dans les services protocolaires ou dans un domaine connexe est souhaitable.
  • Un minimum de sept (7) années d'expérience à des niveaux de responsabilité de plus en plus élevés dans les services administratifs et protocolaires, la gestion des voyages ou dans un domaine connexe est requis.
  • Le nombre minimum d'années d'expérience pertinente est réduit à cinq (5) ans pour les candidats possédant un diplôme universitaire de premier niveau ou supérieur.
  • Une expérience dans l'application du Règlement du personnel de l'ONU dans un environnement opérationnel est souhaitable, y compris l'administration d'un large éventail de questions liées aux voyages et au protocole de l'ONU.
  • Une expérience dans l'utilisation des applications SIRH de l'ONU et d'UMOJA, ERP, etc. est souhaitable.
  • L'anglais et le français sont les langues de travail du Secrétariat des Nations Unies. Maîtrise de l'anglais et
  • Le français (oral et écrit) est requis ; la connaissance d'une autre langue est souhaitable.

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