Assistant(e) en Finances et Administration – CDD – Cotonou

CDD

Description de l'offre

Missions

L’Assistant (e) en Finances et Administration fournira un soutien à la gestion des opérations, la gestion des finances, et l’administration en général.

Il/elle apportera une assistance à l’approvisionnement en biens et services, à la planification et à la logistique des ateliers, à la coordination avec les partenaires locaux gouvernementaux et non gouvernementaux, et à tout autre soutien administratif requis par la Directrice des Finances et de Opérations ou d’autres membres du personnel de MSH au besoin.

Il/elle assurera la conformité avec les politiques et procédures de MSH, y compris les systèmes de contrôle interne.

L’Assistant en Finances et Administration apportera également un soutien à la préparation des plans d’activités et des budgets, à la coordination de la logistique des voyages, à la prise de notes et à la planification des réunions, à la préparation de documents pour les réunions et ateliers, et à la gestion des fournitures de bureau.

RESPONSABILITÉS SPÉCIFIQUES

2.1 Responsabilités administratives

  • Fournir un soutien administratif à l’équipe finance, à l’équipe du bureau régional et au personnel du projet en général, pour assurer des opérations de bureau fluides et efficaces.
  • Assurer la gestion du bureau et des fonctions de soutien telles que la couverture de la réception, la réception et le passage d’appels, la gestion de la correspondance, y compris la gestion des courriers entrants et sortants, l’acceptation et la signature des livraisons, la gestion des services de messagerie, le classement et la saisie de données, etc.
  • Soutenir l’organisation et la tenue de diverses réunions en assistant aux réunions et prenant des notes si nécessaire, en circuler l’ordre du jour avant les réunions lorsque demandé.
  • Gérer (réception et distribution) des fournitures de bureau, de l’approvisionnement et de l’inventaire des articles de bureau, gérer les niveaux de stock et garantir une utilisation correcte.
  • Préparer la correspondance et la communication au nom du personnel et des consultants selon les besoins.
  • Gérer les installations de bureau et collaborer avec les fournisseurs pour les services de maintenance.
  • Soutenir l’organisation logistique et les arrangements de voyage pour le personnel du bureau régional et les consultants, y compris en soutenant les arrangements pour le transport terrestre
  • Participer à l’organisation logistique pour tous les ateliers, conférences et réunions, y compris la détermination des besoins en restauration, la préparation des documents de conférences/ateliers, la distribution et la gestion des invitations, l’assistance à l’organisation des voyages, de l’hébergement et de l’inscription des participants.
  • Vérifier les listes de présence et les pièces de missions requises avant la préparation de la liste de paiement

2.2 Assistance à la Gestion des véhicules

  • Organiser le planning des véhicules, ainsi que le planning des chauffeurs pour les missions
  • Coordonner les activités des chauffeurs pour la transmission des courriers et autres courses.
  • Assister les chauffeurs pour le remplissage de leur feuille de temps mensuel.

2.3 Responsabilités Financières :

  • Soutenir la revue des budgets d’activités pour assurer l’exactitude et l’efficacité des coûts
  • Vérifier les rapports de frais de voyage et garantir l’exactitude et l’exhaustivité des documents justificatifs.
  • Assurer les décaissements de la caisse de petite monnaie, le renflouement et du décompte de la petite caisse, classer tous les dossiers pertinents.
  • S’assurer que les transactions de petite monnaie sont appuyées et enregistrées quotidiennement.
  • Gérer les comptes créditeurs – réception des biens et des factures et s’assurer de l’exhaustivité des documents justificatifs pour le paiement.
  • Examiner régulièrement les coûts encourus par rapport aux activités du projet selon le plan de travail et signaler toute divergence à la Directrice des finances et des Opérations.
  • Maintenir les dossiers électroniques des réclamations et de la documentation à l’appui
  • Soutenir l’équipe finance sur les questions financières et aider à produire des listes d’actions avec une résolution rapide
  • Aider l’équipe finance à préparer les prévisions annuelles pour les dépenses administratives
  • Assister l’équipe finance dans la compilation du budget et les rapports de gestion financière sur une base mensuelle et ad hoc
  • Soutenir l’équipe des finances et de l’administration pendant les heures de pointe et couvrir les autres membres du personnel pendant les vacances et autres absences.
Profil recherché
  • Diplôme de premier cycle (BAC+3) en Administration des affaires, en Comptabilité Gestion ou dans un domaine connexe.

3.2 Expériences professionnelles

  • De 2 à 4 ans d'expériences professionnelles pertinentes dans un poste administratif et financier est nécessaire.
  • Une expérience dans le travail administratif de soutien à une équipe internationale est nécessaire
  • Une expérience dans des projets-programmes dans le domaine de la santé, au sein d’ONG est un atout important
  • Une bonne connaissance des bailleurs internationaux et spécifiquement de l’USAID est un atout supplémentaire

3.3 Compétences et connaissances

  • La Maîtrise du français, y compris les compétences en lecture, écriture et communication orale est indispensable
  • Des connaissances et compétences de base en gestion des opérations et en approvisionnement sont indispensables.
  • Des connaissances et compétences de base en comptabilité et finance sont nécessaires.
  • Compétences fonctionnelles : Souci du détail avec d'excellentes compétences interpersonnelles et capacité à travailler en équipe. Organisation démontrée, planification, gestion du temps et résolution de problèmes. Capacité à travailler de manière autonome, prioriser les tâches et prendre des initiatives.
  • Avoir la capacité à garantir la réalisation des résultats : orientation client, gestion et mesure du travail, partage d'informations, établissement de priorités et résolution de problèmes.

Qualifications

  • Compétences personnelles de base : éthique et valeurs, intégrité et confiance, jugement éclairé, capacité à travailler dans un environnement orienté vers l'équipe ; excellentes compétences en écoute, communication orale et écrite.
  • Compétences MSH de base : adaptabilité, communication, résolution de problèmes, créativité et innovation, ponctualité du travail, qualité du travail et relations d'équipe, utilisation des ressources.

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