Assistante informatique sénior
Description de l'offre
Missions
Aider à l’interprétation et au traitement des droits, à l’émission des contrats et à la maintenance des divers dossiers et dossiers du personnel.
- Assister aux réunions sur les questions administratives quotidiennes ;
- administrer le mouvement des membres du personnel du HCR et surveiller leurs registres de présence, leurs plans de congé, leurs heures supplémentaires et leurs exigences en matière de visa.
- Rechercher des fichiers et des dossiers de bureau relatifs à une variété de sujets à des fins d’information et de référence. Sélectionner les informations et les enregistrements dans un format spécifié ou sur la base d’instructions générales à utiliser par d’autres pour préparer des rapports, de la correspondance, des documents techniques, des plans de projet ou de programme et des documents de référence généraux.
- Aider à la réquisition des fournitures de bureau, du matériel et organiser la distribution avec les registres d’inventaire appropriés.
- Aider aux formalités administratives liées aux préparatifs de voyage et à la délivrance/renouvellement des visas, licences, préparatifs de voyage et autres documents similaires.
- Rédiger de la correspondance et des rapports, au besoin, sur des tâches administratives générales ou spécialisées qui peuvent être de nature confidentielle dans le domaine de responsabilité assigné ;
- Taper la correspondance, les documents et les rapports, dont certains peuvent être hautement confidentiels.
- Organiser les rendez-vous et maintenir le calendrier du superviseur, recevoir les visiteurs, passer et filtrer les appels téléphoniques et répondre aux questions avec discrétion ;
- Conservez des listes de noms, adresses et numéros de téléphone des ministres, des représentants du gouvernement et des membres du corps diplomatique.
- Aider la direction à organiser et à gérer les bureaux du HCR et les complexes résidentiels (le cas échéant).
- Faciliter diverses missions officielles du personnel du HCR et d’autres personnes relevant de la compétence du HCR.
- Préparer les attestations et certificats requis par les membres du personnel pour la signature de l’officier supérieur.
- Aider au traitement du MIP et de diverses autres demandes par le personnel du HCR et d’autres clients du HCR.
- Effectuer d’autres tâches connexes au besoin.
Profil recherché
- Éducation et Expérience de travail professionnelle Années d'expérience /
- Niveau de diplôme
- Pour G5 - 2 ans d'expérience pertinente avec diplôme d'études secondaires ;
- ou 1 an d'expérience de travail pertinente avec un baccalauréat ou un ou plusieurs domaines d'études équivalents ou supérieurs Sans objet.
- Certificats et/ou licences Administration des affaires, finances, gestion de bureau, ressources humaines ou autre domaine connexe.
- (Les certificats et licences marqués d'un astérisque * sont essentiels)
- Expérience professionnelle pertinente essentielle Non spécifiée. Souhaitable Achèvement des programmes d'apprentissage du HCR ou d'une formation spécifique pertinente aux fonctions du poste.
Connaissances en informatique Règles, règlements et procédures administratifs UN-UN/UNHCR Applications IT-PeopleSoft (les compétences fonctionnelles marquées d'un astérisque * sont essentielles) Exigences linguistiques
- Pour les emplois professionnels internationaux et de service sur le terrain :
- Connaissance de l'anglais et de la langue de travail de l'ONU du lieu d'affectation si ce n'est pas l'anglais.
- Pour les emplois professionnels nationaux : connaissance de l'anglais et de la langue de travail de l'ONU du lieu d'affectation, sinon de l'anglais et de la langue locale.
- Pour les emplois des services généraux : connaissance de l'anglais et/ou de la langue de travail de l'ONU du lieu d'affectation si ce n'est pas l'anglais.
