Coordonnateur Administratif et de Voyage – IVA
Description de l'offre
Ce rôle consiste à contribuer à améliorer la qualité des tâches administratives et à faire partie du processus de l’entreprise pour fournir un support adéquat. Le titulaire devra effectuer toutes les activités/tâches liées au secrétariat et à l’administration : accueillir les visiteurs (clients/fournisseurs), recevoir et envoyer les mails, gérer les billets d’avion et autres réservations liées au voyage, procéder et/ou coordonner les achats/ prestations de service.
Missions
- Effectuer le secrétariat de l’entreprise (téléphone, courrier, rendez-vous, mailings généraux…)
- Gérer la réservation des billets d’avion et autres réservations de voyages connexes du personnel (visas, hôtels, …)
- Assurer l’accueil des visiteurs (clients/fournisseurs, …), répondre et gérer les appels arrivant au standard de l’entreprise
- Gérer ou participer activement à l’organisation d’événements internes et externes (salons miniers, ateliers…)
- Gérer les achats de fournitures de bureau, de consommables et autres achats indirects de l’entreprise
- Gérer/suivre les tâches administratives du bureau : nettoyage, cantine, réparations
- Être le premier point de contact pour gérer les prestataires de services administratifs externes
- Gestion quotidienne de la caisse ou « petite caisse » : Mettre à jour le cash fog en temps réel ; recettes et décaissements (vérification des dépenses justifiables)
- Aider à la communication/envoi au personnel.
Profil recherché
Connaissances requises :
- Connaissance en secrétariat/administration de bureau, RH, logistique et achats, un atout
- Utilisateur expérimenté de MS Office
- Capacité à donner des commentaires au besoin
- Compréhension des processus de sourcing et d'achat
- Maîtrise du français et de l'anglais, tant à l'oral qu'à l'écrit
- Des langues supplémentaires sont préférées
Exigence d'éducation formelle :
- BS en secrétariat, administration de bureau, achats ou expérience équivalente
- Années d'expérience minimales nécessaires : 1 à 2 ans
Personnalité :
- Attitude positive et volonté de collaborer avec toutes les fonctions pour le bien d'Epiroc
- Orienté vers les affaires et capable de communiquer efficacement avec des collègues à tous les niveaux
- Excellentes capacités de planification et d’exécution
- Passion et engagement envers le meilleur intérêt de l’entreprise
- Capacité de travailler en équipe
- Doit être capable de conduire des actions et des résultats au sein de vos propres fonctions et d'autres fonctions
