Coordonnatrice de l’Administration et des Voyages
Description de l'offre
Ce rôle est de contribuer à l’amélioration de la qualité des tâches administratives et de faire partie du processus de l’entreprise pour fournir un bon support. Le titulaire du poste devra :
- Effectuer toutes les activités/tâches liées au secrétariat et à l’administration : accueillir les visiteurs (clients / fournisseurs), recevoir et envoyer les mails, expédier le coursier
- gérer les billets d’avion et autres réservations liées au voyage (visa, lettre d’invitation…), procéder et/ou coordonner les achats/prestations.
pour aider aux achats non essentiels, conformément à la politique : mettre à jour et maintenir les données de base des fournisseurs, participer au processus d’appel d’offres pour garantir la conformité.
Missions
- Effectuer le secrétariat de l’entreprise (téléphone, courrier, rendez-vous, mailings généraux, coursiers…)
- Gérer la réservation des billets d’avion et autres réservations de voyages connexes du personnel (visas, hôtels, lettre de mission…)
- Assurer l’accueil des visiteurs (clients/fournisseurs, partenaires…), répondre et gérer les appels arrivant au standard de l’entreprise
- Gérer ou participer activement à l’organisation d’événements internes et externes (salons miniers, ateliers, activités des employés…)
- Aider aux achats non essentiels des fournitures de bureau, des consommables et autres achats de l’entreprise ; contact avec le RCOE (Centre Régional d’Excellence) pour toutes transmissions et réservations de factures liées aux bons de commande dans Epurchase (application d’achat)
- Gérer/suivre les tâches administratives du bureau : nettoyage, cantine, réparations et entretien du bâtiment/mobilier
- Être l’interlocuteur privilégié des prestataires administratifs externes (avec des tiers) : agent de sécurité, service de ménage, propriétaire,
- Gestion quotidienne de la caisse via « petite caisse » ou « mobile money » dans le respect de la politique : Mise à jour du cash fog en temps réel ; recettes et décaissements
- Aider à la communication/envoi au personnel.
Profil recherché
Compétences, aptitudes et expérience
- Connaissances en administration de secrétariat/bureau et en comptabilité
- Utilisateur expérimenté de MS Office (Excel, Word, Outlook, PowerPoint...)
- Capacité à communiquer avec les parties prenantes internes et externes
- Compréhension des processus de sourcing et d'achat
- Maîtrise du français et de l'anglais, tant à l'oral qu'à l'écrit
Exigence d'éducation formelle :
- BS en secrétariat, administration de bureau, comptabilité, achats ou expérience équivalente
- Années d'expérience minimales nécessaires : 1 à 2 ans
Quels seraient les comportements à adopter pour ce poste ?
- Attitude positive et volonté de collaborer avec toutes les fonctions de l'entreprise
- Orienté vers les affaires et capable de communiquer efficacement avec des collègues à tous les niveaux
- Excellentes capacités de planification et d’exécution
- Passion et engagement envers le meilleur intérêt de l’entreprise
- Capacité à travailler en équipe et sous pression
- Doit être capable de piloter des projets/actions et des résultats au sein de ses propres fonctions et d’autres
