Description de l'offre

Il/elle sera la personne de référence pour s’assurer que les systèmes financiers et opérationnels du bureau de Côte d’Ivoire sont bien établis et répondent aux normes de Jhpiego, aux exigences des bailleurs ainsi qu’aux lois et réglementations du Pays. En tant que membre de l’équipe de direction, il/elle contribuera à la direction stratégique du bureau de pays. Il/elle sera le principal agent de liaison en matière de finances et d’opérations avec le bureau du siège de Jhpiego à Baltimore/USA.

Missions

Généralités

• Superviser et gérer les opérations financières et administratives du bureau de Jhpiego Côte d’Ivoire à Abidjan ainsi que des sous bureaux dans le Pays ;
• Soutenir les activités de démarrage et de clôture des projets et l’établissement de nouveaux bureaux, le cas échéant ;
• Contribuer à l’élaboration et à la mise en œuvre de stratégies de gestion financière, de procédures opérationnelles standard et de procédures administratives spécifiques au pays, qui sont conformes aux politiques et aux systèmes d’exploitation de Jhpiego ;
• En tant que membre de l’équipe de direction du bureau de Côte d’Ivoire, fournir des conseils, des orientations, un retour d’information et un leadership sur les questions financières et opérationnelles liées au bureau de Côte d’Ivoire ;
• Travailler en étroite collaboration avec le Directeur Pays et les autres membres de l’équipe de Direction pour coordonner le soutien financier et opérationnel ;
• Veiller au respect de toutes les politiques et procédures financières, personnelles et administratives, y compris la conformité aux lois et exigences locales ;
• Identifier et communiquer les problèmes de conformité et de risque au Directeur Pays et/ou au siège de Jhpiego (selon les besoins) ;
• Fournir une orientation générale et un soutien dans la résolution des problèmes de conformité constatés ;
• Travailler avec le Directeur Pays pour identifier et gérer de manière proactive les risques pour le bureau de Côte d’Ivoire ;
• Examiner régulièrement les recommandations des équipes d’audits internes et externes ainsi que des bailleurs et veiller à ce que des mesures de suivi soient prises pour combler les lacunes constatées ;
• S’assurer que le bureau est prêt pour les audits/examens financiers à tout moment ;

Finances

• Superviser la mise en œuvre globale du système financier, et maintenir un système solide de contrôles internes pour garantir l’exactitude des rapports financiers .
• Contrôler et adapter le système financier du pays pour optimiser le traitement des transactions financières et les rapports financiers requis ;
• En collaboration avec l’équipe du siège et des programmes, aider à rédiger, réviser et/ou administrer les sous-accords émis par Jhpiego ;
• Examiner également tous les contrats, baux et protocoles d’accord conclus par Jhpiego en Côte d’Ivoire ;
• Examiner et fournir des commentaires sur les documents d’accord de financement, de modification et autres documents obligeant émis par d’autres entités à Jhpiego ;
• Aider le personnel du programme à élaborer des plans de travail et des budgets annuels pour les activités du programme et les coûts du bureau local ;
• Préparer les budgets des plans de travail annuels et travailler en étroite collaboration avec le personnel de Baltimore sur la budgétisation/projection des disponibilités actuelles et futures ;
• Travailler avec le Directeur Pays et les autres membres de l’équipe de Direction pour assurer la conformité avec les lois et les exigences locales, notamment en ce qui concerne les salaires et l’impôt sur le revenu, la TVA… ;
• Travailler avec les responsables des subventions et les gestionnaires financiers pour s’assurer que tous les sous-récipiendaires sont sélectionnés, gérés et suivis conformément aux politiques de Jhpiego et de JHU ;
• Travailler avec l’équipe des finances et des programmes pour clôturer les sous-récipiendaires et s’assurer que tous les rapports finaux sont établis en temps voulu ;
• Gérer de manière proactive les cycles de financement annuels et s’assurer que toutes les dépenses de l’année du programme sont enregistrées avant la fin du cycle de financement ;

Opérations

• Travailler avec le personnel pour superviser les aspects de sûreté et de sécurité des opérations de Jhpiego ;
• Établir de bonnes communications et des systèmes de réponse d’urgence pour tous les bureaux et le personnel ;
• Travailler avec les collègues des RH pour s’assurer que Jhpiego est en conformité avec toutes les réglementations locales en matière de sécurité ;
• Superviser le responsable des achats et veiller à ce que les politiques d’achat de Jhpiego soient respectées ;
• Soutenir l’identification et la gestion efficaces des fournisseurs privilégiés et pré-qualifiés ;
• Superviser les mouvements et l’acquisition de biens dans les magasins et les bureaux – approvisionnement, distribution de matériel de bureau, dédouanement des équipements/expéditions de Jhpiego, exonérations fiscales ;
• Assurer le maintien et le suivi efficaces des inventaires et des contrôles des biens et des stocks ;
• Superviser la gestion des voyages et du parc automobile pour Jhpiego et les véhicules loués ;
• S’assurer que tous les véhicules sont suivis ; garantir une utilisation et un contrôle adéquats des véhicules et de la gestion du carburant ;
• Superviser l’équipe informatique pour assurer la mise en œuvre de systèmes informatiques efficaces. Examiner régulièrement les besoins émergents du bureau en matière de technologie d’information ;
• Assurer le bon fonctionnement des ressources informatiques et la planification proactive des fournitures et des équipements de remplacement, le cas échéant.