Office Manager (Responsable de bureau) – CDD – Dakar
Description de l'offre
Missions
Comment vous nous aiderez à y parvenir Nous embauchons un(e) Office Manager hautement organisé(e) et proactif(ve), passionné(e) par la création d’un environnement de travail positif et dynamique. Vous serez chargé(e) de superviser les opérations quotidiennes de notre bureau au Sénégal. Vous jouerez un rôle clé dans le maintien de l’efficacité du bureau en gérant les tâches administratives et les relations avec les fournisseurs et en fournissant un soutien général à l’équipe. Dans ce rôle, vous :
- Superviser le fonctionnement général du bureau.
- Assurer le bon fonctionnement d’un bureau au quotidien et gérer une équipe de personnel administratif et de soutien.
- Mettre en œuvre et maintenir les procédures/systèmes administratifs du bureau.
- Coordonner les voyages nationaux et internationaux, y compris les réservations de vols, d’hôtels et de location de voitures.
- Gérer le budget du bureau.
- Assurez-vous que les politiques de santé et de sécurité sont à jour.
- Superviser, encadrer, former et coacher notre personnel de bureau et déléguer des tâches pour assurer une productivité maximale.
- Acheter des fournitures, du matériel et du mobilier de bureau et maintenir des niveaux de stock adéquats.
- Produire des rapports, rédiger de la correspondance et rédiger de nouveaux contrats.
- Créez des présentations et d’autres rapports de niveau de gestion.
- Organiser des entreprises de maintenance pour maintenir le bureau propre et sûr et s’assurer que ses appareils sont en bon état de fonctionnement.
- Signaler les progrès du bureau à la haute direction et travailler avec eux pour améliorer les opérations et les procédures du bureau.
Profil recherché
- 5+ années d'expérience dans un poste similaire.
- Baccalauréat, diplôme d'associé ou formation professionnelle en administration ou en logistique
- Très bonne maîtrise de l'anglais écrit et parlé.
- Parle couramment le français et le wolof.
- Solides compétences administratives et organisationnelles avec une expérience avérée dans la gestion d'environnements de bureau complexes.
- Excellentes compétences en communication et en relations interpersonnelles, avec la capacité d’assurer une liaison efficace avec les parties prenantes internes et externes.
- Une attitude positive et dynamique.
- Expérience avérée en matière de relations avec des fournisseurs externes et de négociations de coûts
- Excellente gestion du temps et capacité à prendre des initiatives.
- Capacité à prioriser et à respecter les délais.
- Maîtrise de l'informatique
Vous pourriez être un bon candidat si vous
- Avoir fait preuve de résilience et de capacités de résolution de problèmes pour surmonter les défis et trouver des solutions efficaces.
- Vous êtes méticuleux et avez une excellente attention aux détails, recherchant l’excellence dans tous les aspects de votre travail.
- Vous êtes autonome et proactif, et prenez en charge les projets et les initiatives.
- Capacité à communiquer fréquemment pour assurer la coordination et la collaboration entre les équipes.
- Avoir de bonnes capacités d’adaptation et de flexibilité, ajuster rapidement les priorités et s’adapter aux besoins et aux demandes changeants.
- Sont prêts à aller au-delà pour garantir que toutes les tâches de gestion de bureau soient traitées selon les normes les plus élevées.
