Programme Assistant GS5

CDD

Description de l'offre

Missions
  • Faciliter le traitement des contrats pour les consultants, les fournisseurs et les partenaires externes qui soutiennent le bureau dans l’exécution des programmes. Cela comprend la préparation et le dépôt des documents, le remplissage des formulaires et des modèles nécessaires, le téléchargement des termes de référence dans VISION et la prise des dispositions logistiques nécessaires. Maintient à jour les listes de fournisseurs, de partenaires et de consultants.
  • Collecter les factures et classer les documents pour approbation puis traitement dans VISION et Mycase.
  • Préparer et conserver des dossiers, des documents et des plans de contrôle pour le suivi de la mise en œuvre du projet/programme et des dépenses financières.
  • Soutenir la gestion des fournitures administratives et du matériel de bureau.
  • Tenir le calendrier du bureau et organiser les réunions. Prendre les procès-verbaux des réunions et garder la correspondance de l’équipe bien organisée.
  • Fournir une assistance en matière de voyage aux membres du personnel de la section pour les arrangements de voyage et les droits en fonction des règles et politiques de l’organisation. Assurer la liaison avec les points focaux de voyage concernés pour garantir que l’organisation obtient le meilleur service et le meilleur prix pour tous les voyages.
  • Maintenir et mettre à jour un système de suivi des absences du personnel.
  • Préparer et conserver les dossiers relatifs à la planification et au développement des programmes pour sa section respective.
  • Effectuer des transactions dans VISION en garantissant que les résultats du programme, les activités et le codage du programme sont conformes aux plans de travail annuels (AWP), et apporter des modifications conformément aux révisions des sections si nécessaire.
  • Soutenir les activités de développement des capacités, les réunions et les conférences en prenant les dispositions logistiques, en collaborant avec les animateurs, les traiteurs et les hôtes ; organiser les horaires en assurant la liaison avec les participants concernant la disponibilité ; assurer la liaison avec les points focaux budgétaires et la section sur les coûts et les besoins ; et préparer des documents de référence pour les participants.
Profil recherché
  • Un diplôme d'études secondaires est requis, complété de préférence par des cours techniques ou universitaires liés au travail de l'organisation.
  • Un minimum de cinq années d'expérience professionnelle dans le domaine administratif ou de bureau, à des niveaux de responsabilité de plus en plus élevés, est requis.
  • La maîtrise du français est requise. La connaissance d'une langue locale est un atout.

Compétences fonctionnelles

  • Communication (I)
  • Analyser (I)
  • Apprentissage et recherche (I)
  • Planification et organisation (I)
  • Suivre les instructions et les procédures (I)

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