Description de l'offre

Notre mission est de tirer parti du pouvoir du secteur privé pour mettre fin à l’extrême pauvreté et favoriser une prospérité partagée sur une planète vivable. Pour plus d’informations, visitez www.ifc.org. La Société financière internationale (IFC), la branche du secteur privé du Groupe de la Banque mondiale, à Dakar, au Sénégal, cherche à recruter un candidat dynamique, extraverti, organisé et dûment qualifié pour occuper le poste de réceptionniste.

Missions

Réception et soutien administratif de bureau

• Offrir un service téléphonique de haute qualité (le standard) – répondre aux demandes de renseignements, prendre des messages téléphoniques précis et s’assurer qu’ils sont acheminés en temps opportun au destinataire prévu et de manière efficace, agréable et efficiente.
• Recevoir la correspondance, les documents, les papiers, les messages, les journaux et les magazines arrivant à la réception et effectuer les tâches nécessaires à leur bonne livraison/transmission aux membres du personnel, à la salle d’archives ou à toute autre zone désignée du bureau.
• Réception/expédition de la valise diplomatique, tenue des registres appropriés. Suivi des entrées du formulaire de demande de valise diplomatique, établissement et soumission de rapports mensuels sur la valise diplomatique à l’unité administrative.
• Rédiger des lettres et des réponses courantes en fonction d’instructions générales.
• Identifier et admettre tous les visiteurs arrivant à la réception et fournir un soutien et des directives si nécessaire.
• Maintenir une liste à jour des contacts (téléphone portable, téléphone fixe) et la distribuer mensuellement.
• Mise à jour quotidienne de la liste du personnel des missions de visite
• Aide les clients internes et externes avec des demandes générales et/ou fournit des conseils.
• Soutient la coordination logistique des conférences, ateliers, retraites, événements d’apprentissage, envoie des invitations aux participants et assure le suivi de la confirmation de présence si nécessaire.
• Maintenir à jour une base de données des responsables gouvernementaux, des donateurs, des agences des Nations Unies, des organisations non gouvernementales, des fournisseurs et d’autres institutions et personnes régulièrement associées au travail du bureau de pays.
• Assurer une apparence propre et ordonnée de la réception et de la zone d’attente.
• Gérer les horaires de congés/formations/missions en utilisant des compétences de base en matière de clavier et de traitement de texte, et les diffuser chaque semaine au personnel de l’équipe de pays.
• Gérer les voitures et la flotte du bureau et coordonner les horaires des conducteurs.
• Gardez le contrôle de la mission de visite et assurez-vous que l’assistant d’équipe (TA) et l’assistant exécutif (EA) appropriés sont au courant de la mission/visite.
• Fournir un soutien administratif général selon les besoins et les tâches assignées pour assurer le bon fonctionnement du bureau de pays.
• Traiter les autorisations gouvernementales, les licences, les inspections, les enregistrements et les assurances nécessaires conformément aux réglementations locales. Gérer les processus de visas, les dédouanements, les questions fiscales et autres questions de bureau ou de personnel liées au gouvernement. Coordonner avec le ministère des Affaires étrangères toutes les questions de protocole (notamment les voitures des bureaux diplomatiques, les dispositions requises pour les visiteurs de haut niveau ; les documents de résidence ; les demandes de visa ; l’importation de véhicules).
• Aider à l’embauche et à la gestion du personnel de soutien temporaire local.
• Maintenir diverses directives et rapports administratifs et de sécurité internes.
• L’OA travaillera en étroite collaboration avec le personnel de gestion des ressources et d’administration de la BIRD sur plusieurs processus relatifs aux bâtiments/installations et aux questions administratives relatives à la colocalisation des bureaux de l’IFC et de la BIRD.
• Fournir un soutien de secours aux autres membres du personnel de l’ACS si nécessaire.