Responsable du Bureau d’Abidjan

CDD

Description de l'offre

Missions
1. Gestion des installations :
  • Superviser les opérations quotidiennes et l’entretien du bureau régional.
  • Garantir un environnement de travail sûr, propre et propice aux employés et aux visiteurs.
  • Collaborer avec les départements concernés pour répondre aux besoins en espaces de bureau et garantir un aménagement optimal des bureaux.
  • Gérer l’inventaire des fournitures et équipements de bureau pour maintenir des niveaux de stock suffisants.
  • Superviser la mise en œuvre des protocoles de santé et de sécurité au sein des bureaux.
2. Gestion des transferts et planification des chauffeurs de l’entreprise :
  • Coordonner et planifier les transferts des employés, en assurant un transport rapide et efficace.
  • Gérer les horaires, les vacances et les congés des chauffeurs de l’entreprise pour maintenir le bon fonctionnement des opérations de transport.
  • Surveiller les performances des conducteurs et garantir le respect des directives de sécurité et de l’entreprise.
  • Optimisez les itinéraires et les horaires de transport pour minimiser les coûts et maximiser l’efficacité.
3. Gestion des maisons d’hôtes :
  • Superviser les opérations et l’entretien de la maison d’hôtes de l’entreprise.
  • Assurez-vous que la maison d’hôtes est bien équipée, sécurisée et offre un séjour confortable aux visiteurs et aux employés.
  • Gérer les réservations et les arrangements d’hébergement pour les employés et les invités.
4. Gestion des contrats :
  • En étroite relation avec le département Supply Chain / Achats / CEO’sEA, gérer les contrats et accords avec divers prestataires de services, y compris les vendeurs, les fournisseurs et les sous-traitants.
  • Négocier les termes et conditions pour garantir des accords favorables pour l’entreprise.
  • Surveiller la prestation des services pour garantir le respect des obligations contractuelles et des normes de l’entreprise.
5. Suivi budgétaire et optimisation des coûts :
  • Le chef de bureau sera responsable du budget qu’il élaborera pour le fonctionnement du bureau, les événements et les maisons d’hôtes. Le budget sera examiné par l’EA du PDG avant d’être soumis.
  • Surveillez les dépenses et mettez en œuvre des stratégies d’optimisation des coûts sans compromettre la qualité et l’efficacité.
6. Gestion des événements au bureau régional :
  • Planifier et coordonner les événements, réunions et conférences de l’entreprise selon les besoins.
  • Travailler en étroite collaboration avec les équipes concernées pour assurer la réussite de l’événement.
  • Gérer la logistique de l’événement, y compris la sélection du lieu, la restauration et les arrangements audiovisuels.
  • Suivez les dépenses de l’événement et respectez le budget alloué.
Profil recherché
  • Baccalauréat en administration des affaires, en gestion des installations ou dans un domaine connexe.
  • Une expérience avérée en tant qu'Office Manager ou dans un rôle similaire de gestion d'installations – dans le secteur de l'hôtellerie serait un réel plus.
  • Expérience professionnelle dans un environnement multiculturel, de préférence en Afrique de l'Ouest
  • Solides compétences en organisation et en gestion du temps.
  • Excellentes capacités de communication et de relations interpersonnelles.
  • Démontrer de solides compétences conceptuelles et en résolution de problèmes et être capable de développer des solutions latérales et pratiques.
  • Capacité à réagir à un environnement de travail changeant.
  • Capacité à gérer plusieurs responsabilités et à prioriser efficacement les tâches.
  • Expérience en négociation de contrats et en gestion de fournisseurs.
  • La connaissance de la logistique et de la planification des transports est un avantage.
  • Maîtrise des applications logicielles pertinentes (Suite Microsoft Office, outils de gestion de bases de données, etc.).
  • Compétences démontrées en leadership et en gestion d’équipe.
  • Compétences linguistiques français/anglais indispensables.

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