Description de l'offre

Missions

La fonction achats et logistique est au cœur des opérations de terrain du CJS. La capacité à obtenir efficacement les biens et services nécessaires pour mener à bien les projets et activités du Consortium est essentielle pour atteindre les objectifs fixés et répondre aux besoins des jeunes. La chaîne d’approvisionnement doit être en mesure de répondre rapidement aux besoins des programmes et des opérations en assurant les meilleures pratiques et le respect des normes et procédures, notamment celles émanant des bailleurs (AFD, Ambassade de France, MCF…) avec une documentation de qualité.

Dans le cadre de la mise en œuvre de sa politique de stage et d’une préparation à l’insertion professionnelle dans le domaine d’intervention, le (la) stagiaire Achats a pour attribution principale d’assister la Chargée des Achats et de la Logistique dans la mise en place d’un service compréhensif, cadré et fluide en vue d’appuyer efficacement les différentes équipes Programme, Communication et Opérations dans la mise en œuvre des projets du CJS.

Au cours de sa mission, le – la stagiaire apprendra à travailler avec une équipe multidisciplinaire, comprenant des membres de différentes unités de l’organisation, afin de coordonner efficacement les activités d’achat avec les autres départements impliqués dans la mise en œuvre des projets.

Rôles et attributions spécifiques

Assistance aux achats :

conformément au manuel de procédures, au plan de travail annuel, aux budgets et au plan de passation des marchés :

• Travailler en étroite collaboration avec les équipes programmes et support afin d’anticiper, identifier, recueillir et traiter les besoins en approvisionnement dans les temps ;
• Supporter la Chargée des Achats dans l’organisation de sessions de formation et de sensibilisation des parties prenantes ;
• Assurer le bon déroulement du processus d’achat , en vérifiant que les demandes d’achats sont validées, les spécifications et termes de référence fournis pour l’acquisition des biens, services ou travaux sont bien spécifiés techniquement, et obtenir des clarifications si nécessaire ;
• Participer à la sélection des fournisseurs potentiels, procéder aux demandes de devis, négociation des prix, conditions de paiement et délais de livraison avec les fournisseurs ;
• Comparer les prix et les conditions afin d’optimiser les décisions d’achat ;
• Contribuer à l’établissement des bons de commande, la réception des commandes dans les délais impartis et la vérification de leur conformité aux spécifications requises (quantitatif, qualitatif, contrefaçons, etc.) ;
• Assurer la distribution des commandes aux demandeurs ;
• Veiller sur la présence de tous les documents liés à la procédure d’achat, afin de déclencher le paiement des fournisseurs et consultants au niveau de la comptabilité ;
• Effectuer régulièrement un reporting sur les tâches restantes, les tâches accomplies et les éventuels problèmes rencontrés.

Gestion des partenaires et fournisseurs

• Etablir et maintenir des relations de travail éthiques et professionnelles avec les fournisseurs ;
• Actualiser la base de données des fournisseurs ;
• Mettre à jour la liste des prix ;
• Rester informé.e des conditions actuelles du marché local.

Gestion des actifs et véhicules

• Fournir un support avec l’aval de la Chargée des Achats, et en collaboration avec l’Assistante Administrative et Opérations et la Chargée d’Animation et de Gestion d’Espace, sur tous les petits travaux de maçonnerie, plomberie, électricité, installation, réparation des équipements techniques etc., dans les différents locaux du CJS à Dakar ;
• Assurer la disponibilité des fournitures de bureau et l’entretien approprié des actifs ;
• Organiser le planning des mouvements véhicules de la semaine en fonction des besoins, en accord avec la
• Chargée des Achats et de la Logistique et le chauffeur coursier ;
• Effectuer le suivi de la consommation de carburant, de la maintenance et de la réparation des véhicules, ainsi que de la présence des outils, équipement et documents à jour dans les véhicules.
• Les tâches et attributions énumérées dans les TDR / JD ne sont pas exhaustives et peuvent être ajustées en fonction des attentes opérationnelles, mais resteront conformes à l’objectif général du rôle.