C*****I

Résumé du poste : Je suis responsable d’appui pour une administration efficace des ressources humaines, l’administration générale de bureau, et le fonctionnement opérationnel du bureau. Je dois assurer, garder tous les documents du personnel, Appuyer les efforts d’approvisionnement du projet, y compris la sélection et les négociations avec les fournisseurs, Soutenir les activités administratives en organisant et en archivant l’information, et maintenir tous les documents pertinents. Responsabilités : 1. Financières  Produire les rapports financiers mensuels sur l’état des dépenses et les présenter au coordonnateur, en soulignant les problèmes potentiels et en proposant des stratégies d’atténuations des risques,  Identifier et rendre compte des tendances financières, en travaillant en collaboration avec le coordonnateur pour produire des opinions /scenarios/plan d’action corrective qui garantissent une stabilité financière continue pour le programme de l’organisation.  Produire des budgets et des descriptifs budgétaires au format des bailleurs, ainsi que des rapports financiers pour examen et soumission.  Assurer la conformité avec les procédures d’AHRE et les politiques bailleurs, superviser toutes les questions de comptabilité, y compris la tenue du grand livre, bilan, les recettes ; les paiements et les exigences en matières des paies.  Gérer les effets fluctuations du taux de changes entre la monnaie locale et la monnaie des contrats des bailleurs, en mettant en évidence les problèmes à venir et identifiant des stratégies d’atténuations des risques,  Superviser la gestion financière des contrats de livraison des partenaires,  Diriger les audits quand ils se déroulent dans l’organisation, gérer et examiner le processus de clôture de comptes mensuels pour le programme, en veillant au respect du délai du dépôt du rapport financier. 2. Administratives :  Assurer l’archivage et le suivi des dossiers individuels et délivrer tous les documents relatifs à la vie professionnelle des employés, assumer la responsabilité de l’administration générale du bureau d’AHRE,  Assurer la confidentialité des données des RH, encadre et coordonner l’ensemble du personnel à ma chargé,  Participer au suivi des contrats de travail des employés de la coordination,  Vérifier les dates de contrats de travail et informer le coordonnateur RH de leur échéance,  Tenir les dossiers individuels des salariés à jour, effectuer le suivi des demandes de congés payés, demandes de travail exceptionnel et les récupérations, collecter les différents fichiers, contrôler que les données soient correctes et les transmettre au coordonnateur pour validation, Faire le suivi et payer toutes les taxes, impôts [INPP, CNCC, DGRAD etc.] et charges sociales, ainsi que le payement de toutes charges liées aux fonctionnements de l’organisation 3. Logistique a. APPROVISIONNEMENT:  Elaborer la mise à jour du plan des achats annuels en collaboration avec les finances et le programme,  Réaliser la gestion des achats du projet, en respectant les procédures de l’IRC et des bailleurs,  Faire le suivi et la mise en jour de la liste de prix et actualiser le répertoire des fournisseurs,  Réceptionner toutes les commandes, et assures l’entreposage et la distribution dans le délai,  Veiller à faire des agents des bonnes qualités et au meilleure prix (meilleur rapport qualité prix),  Rédiger les demandes des prix, les CSC, les documents d’évaluation et d’attribution des marches,  Veiller à l’application de la politique anti fraude et avertir l’hiérarchie cas de fraude ou de tentative des fraudes,  Participer à l’élaboration d’outils logistiques novateurs,  Veiller à la complétude et à l’archivage des dossiers d’achat. b. TRANSPORT:  Assurer la réception et le contrôle des commandes internationales reçus il gère les relations avec les transporteurs et la complétude des dossiers d’expédition c. INVENTAIRE:  Vérifier les inventaires réalisés et les bons encodages des biens de l’IRC BUTEMBO sur la base et réaliser l’inventaire global du projet une fois par trimestre. d. GESTION DES STOCKS :  Superviser la gestion de stock pour les fournitures de bureaux, les équipements et le matériel logistique (pièces détachées, consommables…),  Assurer le back up de la gestion de toutes pièces et matériels de l’organisation en collaborations avec tous autres services de la logistique de l’organisation,  Faire le suivi pour la bonne gestion des espaces de stockage. e. REHABILITATION  Réaliser les cahiers de charges en collaboration avec la coordination en fonction de seuils,  Superviser les travaux de construction et ou de réhabilitation, établir les PV de réception et contrôler les factures avant paiement. f. IMMOBILIERS :  Suivre les contrats de bail des bâtiments loués,  Superviser l’entretien et la maintenance des bâtiments et des parcelles occupées par l’organisation. g. EQUIPEMENT ITC :  Gérer le matériel informatique et de communication, fait le suivi des entretiens et réparation nécessaires,  Veiller à la bonne utilisation et la maintenance du matériel informatique (ordinateurs, sauvegarde etc..) et de télécommunication,  Réaliser l’achat du matériel informatique et de communication. h. VEHICULES, MOTOS ET GENERATEURS : • Superviser les logisticiens bases dans leurs tâches, • Assurer le suivi de la maintenance des générateurs, véhicules et motos, • Assurer le suivi de la consommation de carburant, • Etre le pont focal pour le contrat et relations avec les fournisseurs, • Identifier les garages, les réparateurs, fournisseurs et élaborerez les documents de contractualisations en accord avec le chef de base et coordinateur. i. RAPPORTAGE • Réaliser le budget logistique annuel et le suivi des dépenses budgétaires logistiques, • Etablir et archiver les PV des réunions logistiques réalisés avec son équipe, • Contribuer à l’évaluation des besoins en qualité des moyens logistiques, • Réaliser un rapport mensuel pour résumer les activités logistiques, il le transmet à ses superviseurs hiérarchiques.

Finance :  Produire les rapports financiers mensuels sur l’état des dépenses et les présenter au coordonnateur, en soulignant les problèmes potentiels et en proposant des stratégies d’atténuations des risques,  Identifier et rendre compte des tendances financières, en travaillant en collaboration avec le coordonnateur pour produire des opinions /scenarios/plan d’action corrective qui garantissent une stabilité financière continue pour le programme de l’organisation.  Produire des budgets et des descriptifs budgétaires au format des bailleurs, ainsi que des rapports financiers pour examen et soumission.  Assurer la conformité avec les procédures de TEDE et les politiques bailleurs, superviser toutes les questions de comptabilité, y compris la tenue du grand livre, bilan, les recettes ; les paiements et les exigences en matières des paies.  Gérer les effets fluctuations du taux de changes entre la monnaie locale et la monnaie des contrats des bailleurs, en mettant en évidence les problèmes à venir et identifiant des stratégies d’atténuations des risques,  Superviser la gestion financière des contrats de livraison des partenaires,  Diriger les audits quand ils se déroulent dans l’organisation, gérer et examiner le processus de clôture de comptes mensuels pour le programme, en veillant au respect du délai du dépôt du rapport financier.  Coordonner et faire les rapprochements de la caisse locale et de la banque. Gestion du personnel et suivi administratives.  Assurer l’archivage et le suivi des dossiers individuels et délivrer tous les documents relatifs à la vie professionnelle des employés, assumer la responsabilité de l’administration générale du bureau de TEDE  Assurer la confidentialité des données des RH, encadre et coordonner l’ensemble du personnel à ma chargé,  Participer au suivi des contrats de travail des employés de la coordination,  Vérifier les dates de contrats de travail et informer le coordonnateur RH de leur échéance,  Tenir les dossiers individuels des salariés à jour, effectuer le suivi des demandes de congés payés, demandes de travail exceptionnel et les récupérations, collecter les différents fichiers, contrôler que les données soient correctes et les transmettre au coordonnateur pour validation,  Faire le suivi et payer toutes les taxes, impôts [INPP, CNCC, DGRAD etc.] et charges sociales, ainsi que le payement de toutes charges liées aux fonctionnements de l’organisation. La gestion de la paie :  Assurer le partage et réception de la fiche de pointage mensuelle avec les différents managers chaque mois, Recenser les éléments permettant l’établissement de la paie et les intégrer au logiciel GRH,  Collecter et vérifier les demandes d’avances sur salaire, des jours fériées heures supplémentaires et transmettre à la coordination des RH pour validation et signature.  Editer les bulletins de paie et superviser les payements des salaires après validations par le coordonnateur.  Calculer les impôts et les taxes et effectuer les déclarations et les paiements aux organismes concernés pour l’ensemble des missions Recrutement du personnel :  Veiller au respect des procédures de recrutements,  Assister le coordonnateur RH pour la gestion administrative du recrutement de l’embauche  Assurer la communication avec les candidats et organiser les tests de recrutement et les entretiens,  Assurer le suivi des recrutements de la coordinateur, travers le remplissage de l’outil dédié et en gardant la communication avec les autres départements, sous la supervision du coordonnateur, accueillir et participer au briefing administratif du nouveau personnel,

En appui du Manager Risques et Conformité, jouer le rôle clé pour assurer la mise en œuvre efficace du système de conformité en ce qui concerne les procédures internes de l’AHRE-GOMA NK. • et la réglementation des bailleurs en fournissant après des vérifications des recommandations, des conseils et des capacités de renforcement • Assurer la bonne mise en place d'un système de gestion de la sécurisation de la documentation, l'archivage physique & électronique et de contrôle de qualité selon les règles et procédures de l’AHRE, • Appliquer les mesures prises et recommandations pour pallier les faiblesses et manques de contrôles. En collaboration avec son supérieur, le/la chargé(e) de conformité travaillera afin d'améliorer la qualité de conformité et du respect des procédures en vigueur en différentes formations régulières au niveau de toute l’AHRE, • Soutenir et participer à la sensibilisation du personnel de l’AHRE et de ses partenaires sur les politiques de lutte contre la corruption, de la protection des données, etc. • Effectuer des contrôles de routine (Process review/Spot-checks), préparer et partager un rapport mensuel sur la conformité avec des points d'action sur l'état d'avancement du niveau de conformité de l’AHRE, • Travailler en étroite collaboration avec le Gérant afin d'assurer l'implémentation du projet de sécurisation de la documentation Support (Securing supporting documentation), l'archivage/classement électroniques et physiques selon les outils nommés « Modèle de sous arborescences » • Appuyer le Directeur des Risques de l’AHRE et Conformité lors des audits dans la collecte de la documentation (Pièces justificatives) et procéder systématiquement à la vérification et au contrôle de qualité en utilisant les outils spécifiques (Transaction checklist et Réconciliation des livrables) • Assurer le bon suivi de la mise à jour des dossiers et assurer le contrôle de qualité pour tous les dossiers financiers, logistiques, ressources humaines et Administration etc. • Se rendre sur terrain au lieu de mise en œuvre des programmes pour évaluer les niveaux des respects des politiques et procédures de l’AHRE, des règles et règlements des bailleurs • Participer aux réunions de l'ouverture, à la revue et à la clôture des subventions en particulier sur la bonne complétude de la réconciliation des livrables, différentes réallocations des dépenses à signaler ainsi que fournir des conseils et l'appui lié à la conformité