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✓ Préparer et vérifier tous les documents d’achat conformément aux politiques et procédures d’ACTED et aux modèles établis. ✓ Participer à la sollicitation de devis auprès des fournisseurs après l’approbation des demandes d’achat, prépare l’analyse des devis et joint toutes les pièces justificatives pour les achats dans les limites des seuils d’approvisionnement. ✓ Assister dans la mise en oeuvre des fonctions support conformément au plan d'action ✓ Assurer le classement de tous les documents d’approvisionnement d’ACTED ✓ Rédiger les rapports sur l'état d'avancement des activités support sur demande du superviseur direct. ✓ S'assurer de l'archivage correct des documents. ✓ S’assurer que les polices d’assurance pour les véhicules et les motos sont à jour et renouvelées en temps voulu. ✓ Mettre à jour les registres de suivi des achats et de suivi des contrats sont à jour et les partage régulièrement. ✓ Assister le Responsable Logistique dans le suivi des besoins en logistique et en approvisionnement du bureau de coordination et de sous bases ✓ Appuyer les activités d’achats sur le terrain. ✓ Examiner et vérifier l’utilisation de la flotte, les registres de carburant et la consommation de tous les véhicules à moteur, motos et générateurs d’ACTED ✓ Assister dans le traitement les demandes d’achat et s’assure de leur conformité ✓ Assurer l’achat en temps voulu des fournitures de programme, des fournitures de bureau, du matériel de formation, des lieux de formation, des services de restauration, entre autres, qui sont nécessaires au bon fonctionnement du bureau national et des terrains ✓ Assister à la mise à jour de la liste des fournisseurs pré qualifiés ✓ Assurer la conservation des copies papier et des copies électroniques des dossiers d’achat, des formulaires de gestion des actifs et des stocks, des formulaires de gestion du parc automobile, des documents du magasin, des copies des rapports de distribution et d’autres documents pertinents relatifs aux achats et à la logistique. ✓ Assister à la négociation des clauses et conditions des contrats et entretenir de bonnes relations avec les fournisseurs en collaboration avec les programmes et autres demandeurs ✓ Assurer le suivi des fournisseurs, notamment en ce qui concerne les calendriers de livraison des marchandises et d’autres questions liées aux achats, y compris la coordination avec les fournisseurs/prestataires de services pour la livraison et le transport des marchandises destinées au programme ✓ Assister à la gestion de la performance des contrats, incluant la livraison, la réception, les garanties, les dommages et assurances. ✓ Assurer le paiement des services publics du bureau et de la résidence (électricité, eau, etc.).

Gestion de la chaîne d’approvisionnement ✓ Suivre la mise en œuvre des achats locaux de biens et services en veillant au respect des règles et procédures de validation (cotations, commandes, réceptions, contrôles de conformité) ✓ Analyser le marché local par la mise à jour mensuelle d'une base de données des fournisseurs locaux correspondant aux critères (qualité, prix, service, éthique) et aux besoins de l'association ; ✓ Superviser la gestion des stocks de fournitures, des articles non‐ consommables (équipements et matériels), ainsi que les inventaires ✓ Formaliser et fait valider des contrats cadre pour les services et fournitures les plus courants ; ✓ Superviser la réalisation des contrats des marchés de fournitures, services et travaux avec les prestataires ✓ Assurer la rédaction des contrats logistiques. ✓ Mettre à jour les listes de prix et les fichiers fournisseur ✓ Participer au contrôle interne mensuel des dossiers d’achats ; ✓ Garant du bon classement et archivage des documents d’achat ; ✓ Mettre en place un système de contrôle interne mensuel des dossiers d’achat et établit un rapport d’audit ✓ Alerter la coordination sur les difficultés ou problèmes rencontrés ; ✓ Alimenter le catalogue des prix par typologie d’achat (processus de sélection, contrats). Gestion des stocks ✓ Réaliser des contrôles physiques réguliers des stocks (quantité, qualité, sécurité) ; ✓ S’assurer que la procédure de gestion de stocks est appliquée au niveau de la base ; ✓ Superviser la gestion physique des stocks (entrées, sorties, suivi des fiches de stocks, demandes de sorties de stocks…) ; ✓ Forme son équipe et les utilisateurs aux procédures de gestion des stocks ; ✓ S’assure du respect des procédures exigées par chaque bailleur de fonds. Gestion du parc des véhicules ✓ Mettre en oeuvre et diriger les politiques et procédures standard de la FMD en matière de gestion des véhicules ✓ Gèrer et assure la responsabilité du parc automobile, des commandes et de la gestion du carburant ✓ Vérifier périodiquement les fiches de bord des véhicules ✓ Analyser les chiffres de consommation de carburant, d’assurance, d’entretien et de réparation ; ✓ Définir des moyens de transport adaptés au contexte de la base et optimise les plannings d’utilisation des véhicules, dans le cadre du planning de déplacement hebdomadaire ; ✓ Définir les besoins en termes de contrats de location de camions et autres véhicules ; ✓ Superviser en collaboration avec les chauffeurs les entretiens et réparations nécessaires au bon fonctionnement des véhicules ✓ Veiller à ce que des équipements de communication appropriés et opérationnels soient installés dans les véhicules de FMD afin de satisfaire aux exigences en matière de fonctionnement et de sécurité ; ✓ Assurer une maintenance appropriée et une réparation régulière des véhicules FMD ; ✓ Veiller à ce que tous les véhicules contiennent les documents de bord nécessaires et à ce que tous les documents soient maintenus à jour (les attestations d'assurance, les documents, permis de chauffeurs) ✓ Inspecter et consigner l'état des véhicules en tenant des fichiers de contrôle hebdomadaires et en veillant à ce que les carnets de bord des véhicules soient correctement remplis ; réalise des contrôles de log book ; Gestion des équipements • Respecter et fait respecter les règles et procédures définies dans le manuel de références ; • S’assurer régulièrement de l’entretien et de la maintenance des équipements ; veille à leur renouvellement ; • Garant de la bonne utilisation de tous les documents nécessaires au suivi des équipements (carte d’identité, certificat de prêt, attestation de mise à disposition…) ; • Superviser la mise en place et la mise à jour du tableau de suivi des équipements. Gestion des bâtiments ✓ Assurer la maintenance des équipements de la base ainsi que les aménagements nécessaires et leur sécurisation ; ✓ Participer à l’analyse des besoins, à la sélection et à la négociation des locations de bâtiments (maisons, bureaux, entrepôts…) ✓ Superviser la bonne utilisation de la visibilité dans les locaux et véhicules de la FMD; ✓ Superviser les travaux de maintenance des locaux de la FMD Gestion de la communication ✓ Superviser l’utilisation des systèmes de communication (radio, téléphones satellite...) et leur bon état de fonctionnement ; ✓ S’assurer de l’affectation mensuelle des crédits de communication des équipes de la base ; ✓ Participer à la formation du personnel dans le domaine de la sécurité et des télécommunications et assure la connaissance et application de la politique de télécommunication ; ✓ Contrôler la stricte application des moyens de sécurité (matériels de communication et check radio) selon les règles du guide de sécurité. Management de l’équipe ✓ Assurer une bonne communication et information entre les membres ; ✓ Gère les horaires et la bonne planification des tâches ✓ Identifier et propose les formations nécessaires ✓ Assurer la résolution des conflits au sein de l’équipe ✓ S’assurer de la compréhension et de l’application par son équipe des règles internes et des politiques institutionnelles de la FMD ✓ Veiller au strict respect des règles et mesures de sécurité par son équipe ; ✓ Faire remonter tout dysfonctionnement à son manager en matière de sécurité et de respect des cadres légaux et éthiques

✓ Evaluer en collaboration avec les directeurs de projet les besoins en logistique, et assurer le processus des acquisitions des biens et services ; ✓ Superviser en collaboration avec les chauffeurs les entretiens et réparations nécessaires au bon fonctionnement des véhicules ; ✓ Assurer l'harmonisation et le contrôle de l'utilisation des matériels et équipements au sein du PIN ✓ Assurer la logistique des achats pour le bureau et réparations diverses ✓ Suivre les réparations des véhicules, générateurs et motos ✓ Gérer le stock de l’organisation et faire le suivi régulier ✓ Faire l’inventaire des biens de l’organisation et le suivi régulier ✓ Assurer le suivi administratif de certaines activités réalisées ✓ Superviser la gestion des stocks de fournitures, des articles non‐ consommables (équipements et matériels), ainsi que les inventaires ; ✓ Assurer la gestion permanente des bureaux et résidences ; ✓ Assurer la rédaction des contrats logistiques ✓ Assurer la négociation des termes et conditions pour l’établissement des contrats de prestation, bons, maintenance ✓ Superviser directement les Chauffeurs ✓ Coordonner la gestion du parc roulant de l'organisation ✓ Vérifier périodiquement les fiches de bord des véhicules ✓ Suivre les carnets de bord des véhicules en collaboration avec les Chauffeurs ✓ Assurer l'envoi et vérifier les rapports des véhicules des antennes tous les mois ✓ Gérer l'approvisionnement en carburant ✓ Effectuer des visites d`appuis sur terrain ✓ Assurer les relations et communications avec/entre les tiers, bailleurs, fournisseurs et prestataires de service ✓ Négocier et établir en collaboration avec le Responsable Administratif les contrats de bail ✓ Assurer le suivi des fiches de bord des chauffeurs et vérifier leur time sheets en fin du mois ✓ Assurer les mesures de sécurité physiques et personnelles. ✓ Signaler les incidents de sécurité ✓ Préparer et diffuser des rapports de sécurité (hebdomadaires et mensuels)

✓ Mettre en oeuvre un processus de planification des approvisionnements ✓ Suivre, réceptionner et contrôler les commandes ✓ Vérifier le respect de toutes les procédures DRC et des bailleurs ✓ Assurer la gestion des stocks ✓ Participer au bon déroulement des transports pour l’approvisionnement de la base Gestion du parc automobile ✓ Recruter et former les chauffeurs aux règles de conduite DRC ✓ Appuyer le coordinateur logistique dans le suivi des mouvements ainsi que la gestion du parc de véhicules ✓ Mettre à niveau les équipements de sécurité dans l’ensemble des véhicules Equipement et locaux ✓ Assurer la maintenance et la sécurité de tous les équipements et propriétés DRC ✓ Etablir des contrats avec les fournisseurs chargés de la maintenance des équipements nécessaires ✓ Classer et conserver les documents du service logistique ✓ Appuyer le Coordinateur logistique dans la rédaction de la qualité du reporting logistique Management ✓ Recruter, superviser et animer l’ensemble de l’équipe logistique de sous bases ✓ Former l’équipe logistique aux procédures standards DRC ✓ Renforcer les capacités des équipes logistiques en matière de réponse rapide, sur les outils de suivi et contrôle Gestion et suivi des systèmes de communication et du parc informatique ✓ Assurer le bon fonctionnement et la bonne utilisation du matériel de communication ✓ Former les staffs de la mission au bon usage et entretien des équipements de communication et télécommunication ✓ Assurer le dimensionnement du parc informatique, de son entretien et de sa bonne utilisation ✓ Accompagner les départements dans la mise en place d’une stratégie de sauvegarde, de partage de fichiers et de protection des données Gestion des tâches spécifiques ✓ Participer aux différentes réunions de coordination logistique et sécurité inter-ONG ✓ Rédiger les termes de références et rapports logistiques en cas de missions exploratoires/terrain ✓ Participer à la rédaction des rapports ✓ Participer à

A. Activités Procurement ✓ Assurer la réception des demandes d’achat et classement ✓ Assurer la délégation de la demande de devis auprès des fournisseurs ; ✓ Assurer le paiement des fournisseurs ; ✓ Assurer la gestion du processus de demande de cotation (RFQ) ; ✓ Participer au processus d'appel d'offres ; ✓ Rédiger les rapports d'approvisionnement et la mise à jour des plans d`achats; ✓ Assurer la gestion des relations avec les demandeurs des biens et des services ; ✓ Assurer la collecte, l`organisation et l`analyse de données des achats et études de marchés ; ✓ Préparer les contrats des achats des biens et des services ; ✓ Assurer la gestion des performances des fournisseurs à travers le mécanisme des contrats ; ✓ Gérer le processus de revue des contrats ; ✓ Définir les indicateurs de performance clés pour l`évaluation des performances ; ✓ Analyser les prix en fonction des réalités des terrains ✓ Archiver électroniquement et physiquement des dossiers d’achat. B. Activités Gestion du charroi automobile : ✓ Mettre en oeuvre des politiques DRC sur la gestion des véhicules. ✓ Gérer des rapports transport Hebdomadaire, mensuel et annuel ✓ Suivre la Maintenance et réparation de véhicule, générateur et Motos ✓ Gérer la consommation de carburant) ✓ Planifier et suivre le mouvement des véhicules C. Gestion de l’entrepôt ✓ Assurer la documentation d'entrepôt ✓ Assurer les contrôles entrepôt ✓ Gérer de la Sécurité d'entrepôt ✓ Participer aux réceptions de matériels et sorties stock en collaboration avec le département demandeurs sous l'appui de warehouse officer ✓ Elaborer le rapport de livraison ✓ Elaborer le waybill pour les sorties des matériels vers les sites DRC.